Arbeitgeberleistungen: Zuwendungen für Mitarbeiter

Angestellte in global agierenden Konzernen oder innovativen Start-ups schätzen unterschiedlichste lukrative Arbeitgeberleistungen. In manchen Büros ist es unter anderem üblich, Getränke und Obst kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Von amerikanischen Technologiekonzernen weiß man, dass Kreativräume und Spielekonsolen zum Alltag gehören. Weitere Betriebe bieten ihren Betriebsangehörigen Entspannungsübungen, wie Relaxsesseln an oder übernehmen die Kosten für die individuelle Kinderbetreuung. Für Mitarbeiter mit einer überwiegend sitzenden Tätigkeit werden Angebote offeriert, die zur betrieblichen Gesundheitsförderung passen. Dies könnten unter anderem Sportprogramme am Arbeitsplatz oder der regelmäßige Besuch eines Masseurs sein.

Dem Ideenreichtum bei der Implementierung von Arbeitgeberleistungen sind keine Grenzen gesetzt. In vielen Fällen können Arbeitgeberleistungen, die der Motivation dienen, steuerfrei angeboten werden. Dies erhöht den positiven Effekt bei den Angestellten signifikant. Bei der Vielfalt von Ideen und Angeboten zu Arbeitgeberleistungen und Gehaltsextras sollten Betriebe mit Bedacht vorgehen. Es gibt kein Patentrezept, das wirkungsvoll ist und Angestellte nachhaltig motiviert.

Ebenfalls ist es kontraproduktiv, alle Angestellten mit gleichgeschalteten Maßnahmen motivieren zu wollen. Ob eine Arbeitgeberleistung erfolgreich ist und vom Mitarbeiter angenommen wird, ist individuell und von der Persönlichkeit abhängig. Angebote und Gehaltsextras müssen darüber hinaus zum jeweiligen Aufgabengebiet und zu den wirtschaftlichen Interessen eines Unternehmens passen.

Alle wichtigen Informationen zum Thema Betriebsausgaben haben wir in folgendem Artikel für Sie zusammengefasst: Betriebsausgaben im Unternehmen – Wie Aufwendungen, Erlöse und Gewinne solide kalkuliert werden

Freiwillige Arbeitgeberleistungen

Generell können freiwillige Zusatzleistungen, die neben dem Gehalt oder als Ersatz für eine Gehaltserhöhung angeboten werden, einen motivatorischen Effekt haben. Eine europäische Studie, die unter Statista.de veröffentlicht wurde, zeigt auf, dass 47 % aller Befragten das Gehalt und weitere Arbeitgeberleistungen im Besonderen motivieren. Eine nachhaltige Work-Life-Balance oder Lob und Anerkennung folgten auf den folgenden Plätzen.

Arbeitgeberleistungen können die Stimmung von Beschäftigten verbessern und ihre Motivation stärken.

Deshalb fragen sich Führungskräfte unter anderem:

• In welchen Fällen sind Gehaltserhöhungen Arbeitgeberleistungen unterlegen?
• Welche Arbeitgeberleistungen kann ein Unternehmen generell anbieten?
• Welche gesetzlichen Grundlagen und Vorgaben für Arbeitgeberleistungen müssen beachtet werden?
• Wann sind Arbeitgeberleistungen steuerfrei?
• Wie kann ein Unternehmen Arbeitgeberleistungen spezifisch einsetzen und den größten Benefit beim Mitarbeiter erzielen?

Warum eine Gehaltserhöhung nicht in jedem Fall zielführend ist

Arbeitgeber und Arbeitnehmer verfolgen ähnliche Ziele. Beide Parteien haben ein nachvollziehbares Interesse daran, dass das Unternehmen prosperiert. Arbeitgeber haben gleichzeitig die Verantwortung, Angestellte fortlaufend zu fördern und proaktiv zu entwickeln. Dies erreicht man neben Lob und Anerkennung ebenso mit motivatorischen Arbeitgeberleistungen.

Eine übliche Methode ist in diesem Bereich die Gehaltserhöhung. In vielen Unternehmen profitieren Betriebsangehörige turnusmäßig von der Anhebung der Bezüge. Ebenfalls sind außerplanmäßige Gehaltserhöhungen möglich.

Fühlen sich Mitarbeiter in ihrem Job für längere Zeit unterbezahlt, kann dies weitreichende Folgen haben. Neben einem Dienst nach Vorschrift kann es allmählich dazu führen, dass Angestellte sich bei Mitbewerbern oder in anderen Fachbereichen bewerben. In Zeiten des Fachkräftemangels können Abgänge zur Konkurrenz schmerzhaft und problematisch sein.

Nicht zu jedem Zeitpunkt sind Unternehmen in der Lage, den Wunsch nach Gehaltserhöhung zu realisieren. Darüber hinaus hat die Erhöhung des monatlichen Gehalts oder eine Anhebung des Stundenlohns einen entscheidenden Nachteil. Zum einen stellt sich beim Mitarbeiter schnell ein Gewöhnungseffekt ein. Dieser impliziert, dass spätestens nach 12 Monaten der erneute Versuch unternommen wird, das Gehalt durch nachvollziehbare Argumente zu steigern.

Gleichzeitig muss der Arbeitgeber bei einer Gehaltserhöhung in zweifacher Hinsicht Abgaben zahlen. Zum einen schmälert das erhöhte Gehalt, seinen Unternehmensgewinn. Gleichzeitig steigen durch die Gehaltserhöhung ebenfalls der Anteil der Abgaben für die Sozialversicherungen und die Lohnsteuer. Aus diesem Grund machte es aus Arbeitgebersicht Sinn, sich mit alternativen Arbeitgeberleistungen zu beschäftigen.

Welche Arbeitgeberleistungen generell von Unternehmen angeboten werden können

Um Mitarbeiter zu motivieren und zeitgleich von Steuerfreiheit zu profitieren, eigenen sich bekannte und wohlerprobte Arbeitgeberleistungen, sogenannte Corporate Benefits. Diese in vielen Fällen steuerfreien Zugaben des Unternehmens können beiden Vertragsparteien finanzielle Vorteile einbringen. Dies kann gesagt werden, da die Steuerfreiheit in den meisten Fällen sowohl den Arbeitgeber wie den Arbeitnehmer betrifft.

Die folgenden Arbeitgeberleistungen sind generell bekannt und können spezifisch angewandt werden:

Arbeitgeberleistung	Steuerfreiheit	Gesetzliche Grundlage
Jobticket	Steuerfrei	Jobtickets oder Zuschüsse zur Nutzung des ÖPNV sind seit 2019 steuerfrei.
Fahrtkostenzuschuss	Steuerpflicht für Arbeitgeber	Fahrtkostenzuschüsse müssen pauschal oder individuell vom Arbeitgeber versteuert werden.
Personalrabatte	Bedingt steuerfrei	Waren und Dienstleistungen sind mit einem Rabattfreibetrag bis zu 1080 Euro pro Jahr steuerfrei.
Betriebsfeiern / Kostenlose Ausflüge und Urlaube	Bedingt steuerfrei	Bis zu 110 Euro pro Ausflug/Tagung steuerfrei. Arbeitgeber können aus motivatorischen Gründen die Steuern zahlen, die als geldwerter Vorteil bei einem Betrag über 110 Euro anfällt. Für Betriebsfeiern gilt ebenfalls die 110 Euro-Grenze. Maximal 2 Betriebsfeiern pro Jahr sind steuerfrei.
Anlassbezogene Geschenke	Bedingt Steuerfrei	Anlassbezogen zum Geburtstag oder zur Geburt eines Kindes bis zu 60 Euro inkl. UmsatzsteuerIst das Geschenk nicht anlassbezogen, gilt die Sachbezugsgrenze von 44 Euro pro Monat. Bargeld kann nicht steuerfrei verschenkt werden und wird auf das Gehalt angerechnet.
Zuschuss zur Kinderbetreuung	Steuerfrei	Wird ein Kindergartenzuschuss zusätzlich zum vereinbarten Gehalt bezahlt, ist er unbegrenzt steuerfrei. Neben einem Kindergarten sind auch Zuschüsse zu einer Tagesmutter oder zur Kita steuerfrei.
Technische Geräte	Steuerfrei	Ein Mobilfunkgerät oder ein Laptop kann steuerfrei genutzt werden, wenn das Gerät einen betrieblichen Zweck erfüllt. Der Arbeitgeber muss die Privatnutzung erlauben.
Betriebliche Gesundheitsprävention und Fitnessstudio	Bedingt steuerfrei	Förderbare Gesundheitskurse sind bis zu 600 Euro pro Jahr steuerfrei. Die Übernahme der Kursgebühren muss zusätzlich zum Gehalt erfolgen. Der Mitgliedsbeitrag im Fitnessstudio kann bis zur Sachbezugsgrenze von 44 Euro pro Monat übernommen werden. Wichtig: Es dürfen keine weiteren Sachbezüge anfallen.
Vergünstigte Mahlzeiten im Betrieb oder Extern	Bedingt Steuerfrei	Kantinenessen ist steuerfrei, wenn Mitarbeiter einen gesetzlich festgelegten Eigenanteil bezahlen. Arbeitgeber können das Kantinenessen komplett kostenlos anbieten. In diesem Fall müssen sie die Kosten pauschal versteuern. Restaurant-Schecks können steuerbefreit sein, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich die Essenskosten teilen.
Dienstwagen, Dienstroller oder ein Elektrofahrrad	Bedingt Steuerfrei	Fahrzeuge, die ausschließlich geschäftlich genutzt werden, sind für den Mitarbeiter steuerfrei. Bei Privatnutzung des Dienstwagens muss der Privatanteil entweder pauschal versteuert werden (1 %) oder durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Für Elektrofahrzeuge gibt es ab 2019 weitreichende Steuervorteile oder eine Steuerbefreiung.

Bei der Vielzahl an möglichen Corporate Benefits fällt auf, dass vor allem dann eine Win-Win-Situation entsteht, wenn Mitarbeiter Leistungen gezielt erhalten. Ein Dienstwagen stellt zum Beispiel ein besonderes und kostenintensives Gehaltsextra dar. Ein Fahrzeug wird aus diesem Grund von Angestellten geschätzt und wirkt motivatorisch.  In Anbetracht der Kosten sollte es ausschließlich Mitarbeitern zu Gute kommen, die aufgrund ihrer Leistung oder ihres Status hierzu berechtigt sind.

Ähnlich verhält es sich mit Zuschüssen zur Kita oder zum Kindergarten. Diese Art der freiwilligen Zusatzleistungen macht ausschließlich für Familien Sinn. Sie sollte aus diesem Grund dosiert und zielgerichtet eingesetzt werden. In Betrieben, die einem Tarifvertrag unterliegen sind darüber hinaus einige Arbeitgeberleistungen verpflichtend und müssen angeboten werden.

Darüber hinaus gilt für die meisten Arbeitgeberleistungen eine wesentliche Regelung. Sie sind ausschließlich dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Bruttolohn oder Bruttogehalt bezahlt werden. Eine Anrechnung auf das vereinbarte Gehalt ist gesetzeswidrig und ausgeschlossen.

Wie bei allen Ausgaben im Betrieb sollte die Buchhaltung darauf achten:

1. Ausgaben professionell und sachbezogen zu protokollieren.
2. Belege detailliert zu sammeln und zu archivieren.

Im Falle einer Steuerprüfung kann auf diese Weise anhand von Fakten nachgewiesen werden, dass die Kosten für die Arbeitgeberleistung rechtlich korrekt übernommen wurden.

Welche wesentlichen gesetzlichen Grundlagen Arbeitgeber beachten müssen

Abhängig von der spezifischen Arbeitgeberleistung gelten differente Gesetze und Richtlinien. Diese müssen im Detail beachtet werden, um eine Steuerfreiheit zu gewähren. Ausschließlich in diesem Fall entfaltet eine Arbeitgeberleistung seine Wirkung und gilt als Win-Win-Maßnahme.

Übernahme von Fahrtkosten oder Jobtickets

Millionen von abhängig Beschäftigten pendeln jeden Tag zwischen ihrem Arbeitsplatz und dem persönlichen Wohnsitz. Vor allem in Metropolen kann der tägliche Arbeitsweg beschwerlich sein und viel Zeit kosten. Mitarbeiter, die weiter entfernt wohnen, nehmen teilweise ein oder mehrere Stunden auf sich, um zur Arbeit und nach Arbeitsende nach Hause zu kommen. Im Pendleratlas der Arbeitsagentur wird dies eindrucksvoll bestätigt.

Unter anderem wird aufgeführt, dass 2018:

• 12,8 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte (= 39 %)

zu einer Arbeitsstätte pendelten, die in einem anderen Kreis innerhalb Deutschlands liegt. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter, der im Rheinisch-Bergischen Kreis in Odenthal wohnt, jeden Tag viel Zeit aufwenden, um seinen Arbeitsplatz in Köln zu erreichen.

Der entstehenden Kosten für die Anfahrt zum Arbeitsplatz müssen generell nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Auf der anderen Seite ist es zielführend, wenn Unternehmen strategisch überlegen, wie sie die Attraktivität des Arbeitsplatzes steigern können.

Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels kann die Übernahme der Fahrtkosten, ein Fahrtkostenzuschuss oder die Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch ein entscheidendes Argument im Recruiting sein. Bewerber akzeptieren im Gegenzug die langen Anfahrtszeiten für einen attraktiven Job.

Zur Kompensation stehen drei Alternativen zur Verfügung:

1. Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers.
2. Übernahme der Fahrtkosten im öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket).
3. Keine Kostenübernahme – Abrechnung über die Pendlerpauschale.

Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers

Ein Fahrtkostenzuschuss orientiert sich prinzipiell an der täglichen Fahrtstrecke des Mitarbeiters. Er wird üblicherweise mit der Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter in Vollzeit legt an jedem Arbeitstag 45 Kilometer Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurück. Bei einem Fahrtkostenzuschuss wird in diesem Fall ausschließlich die einfache Wegstrecke berücksichtigt. Abzüglich Urlaub und Krankheitstagen arbeitet der Angestellte 240 Tage im Jahr. Der Arbeitgeber möchte die kompletten Fahrtkosten seines Mitarbeiters als Fahrtkostenzuschuss übernehmen. In diesem Fall muss er wie folgt rechnen:

Die Jahresrechnung gilt als Anhaltspunkt. Fällt in einem Jahr eine erhöhte Anzahl von Krankheitstagen an, werden die Minderkilometer abgezogen. Generell könnten Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbaren, dass der Angestellte pro Monat einen Fahrtkostenzuschuss von 270 Euro als Arbeitgeberleistung erhält. Mit diesem Zuschuss sind die Aufwendungen für Kraftstoff oder Reparaturen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz aus Sicht des Arbeitgebers abgegolten.

Wie ein Fahrtkostenzuschuss versteuert wird

Arbeitgeber sind verpflichtet, Fahrtkostenzuschüsse für ihre Mitarbeiter zu versteuern. Sie haben hierbei die Möglichkeit, die Zuschüsse pauschal oder individuell zu versteuern. Mit der Pauschalversteuerung sparen Unternehmen circa 6 % an Lohnnebenkosten.

Um einen Fahrtkostenzuschuss als Arbeitgeber pauschal zu versteuern, darf der jährliche Kompensationsbetrag nicht mehr als 4.500 Euro betragen. Die Zuschusshöhe bezeichnet den alljährlichen Werbungskostenabzugsbetrag. Sie stellt gleichzeitig den Höchstbetrag der Entfernungspauschale dar. Die gesetzliche Grundlage für Werbungskosten und die Entfernungspauschale finden Personaler und Führungskräfte im § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Bei der Pauschalversteuerung im Rahmen der Grenze von 4.500 Euro werden ausschließlich:

• 15 % Einkommensteuer,
• der Solidaritätszuschlag sowie
• ggf. die Kirchensteuer versteuert.

Um eine Lohnsteuerpauschalisierung für einen Fahrtkostenzuschuss anwenden zu können, muss dieser als zusätzliche Arbeitgeberleistung ausgewiesen werden. Eine Umwandlung des bestehenden Arbeitsentgelts in einen Fahrtkostenzuschuss ist nicht statthaft.

Übersteigt der Fahrtkostenzuschuss im Jahr die Freigrenze von 4.500 Euro, ist der darüberliegende Betrag individuell zu versteuern. Dies bedeutet, dass der Einkommensteuersatz des Arbeitnehmers in diesem Fall greift. Sozialversicherungsbeiträge sind ebenfalls zu entrichten.

Zusammenfassend ist es aus Sicht des Arbeitgebers wichtig, dass er bis zur Freigrenze von 4.500 Euro alleinig zur Pauschalversteuerung verpflichtet ist. Als Arbeitgeberleistung ist der Fahrtkostenzuschuss attraktiv, da er für den Mitarbeiter wesentliche Vorteile hat.

Dazu gehören unter anderem:

1. Steuerfreiheit.
2. Kompensation der realen Kosten, die für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anfallen

Fährt ein Betriebsangehöriger pro Tag viele Kilometer, um seinen Arbeitsplatz zu erreichen, kann der Fahrtkostenzuschuss schnell die Freigrenze zur Pauschalversteuerung überschreiten. Auch in diesem Fall kann ein Fahrtkostenzuschuss für beide Seiten attraktiv sein. Trotz der teilweisen Besteuerung entsteht für beide Vertragsparteien ein Mehrwert. Dieser besteht ebenfalls, wenn auf den überzähligen Betrag Sozialabgaben anfallen.

Geschäftlich veranlasste Dienstreisen sind generell Arbeitgeberleistungen

Geschäftlich veranlasste Dienstreisen müssen in jedem Fall vom Arbeitgeber ersetzt werden. Dies bedeutet in der Praxis beispielsweise, dass Reisekosten, die für ein beruflich veranlasstes Seminar entstehen, arbeitgeberseitig in voller Höhe übernommen werden müssen.

Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich im § 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), indem es heißt:

Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.

§ 670 BGB

Übernahme der Fahrtkosten im öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket)

Seit 2019 gehören Jobtickets oder die Übernahme von Fahrtkosten im öffentlichen Nahverkehr (ÖPNV) zu den steuerfreien Arbeitgeberleistungen. Als Jobticket bezeichnet man den vergünstigten Tarif eines überregionalen Verkehrsunternehmens des ÖPNV. Die Vergünstigung ist für Arbeitgeber an die Bedingung geknüpft, dass ein Betrieb eine bestimmte Anzahl von Jobtickets pro Jahr abnimmt.

Beispielsweise bietet der Verkehrsverbund Niedersachsen und Bremen (VBN) Betrieben Jobtickets an, wenn diese für im Mindestfall 20 Mitarbeitern bestellt werden. Die Vertragsbedingungen unterscheiden sich, abhängig vom Verkehrsbetrieb. Alternativ können sich kleine Betriebe zu einem Konsortium zusammenschließen und die Jobtickets erwerben. Gleiches gilt für Berufsverbände, die ebenfalls für mehrere Mitglieder Jobtickets einkaufen können. Arbeitgeber sind bei einem Jobticket für die korrekte Abrechnung und Versteuerung verantwortlich.

Die Steuerfreiheit ergibt sich aus dem § 3 des EStG. Hier heißt es im Unterpunkt 15:

Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr gezahlt werden, sind steuerfrei.

§ 3 des EStG

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist:

Dass Angestellte öffentliche Verkehrsmittel für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzen.

Dass die Arbeitgeberleistungen zusätzlich zum Arbeitslohn bezahlt werden.

Ein Jobticket fällt nicht unter die Steuerfreiheit, wenn es mit dem ausgehandelten Lohn oder Gehalt des Mitarbeiters verrechnet wird. Ist dies der Fall, bleibt ein Teil des Zuschusses steuerfrei. Die erklärt der § 8 (Unterpunkt 11) EStG eindeutig, wenn es heißt:

Sachbezüge bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.

§ 8 (Unterpunkt 11) EStG

Die monatliche, steuerfreie Sachbezugsgrenze liegt auf Basis des Gesetzes bei 44 Euro.

Kostenkalkulation für ein steuerpflichtiges Jobticket

Der Gesetzgeber verfügt, dass ein Überschreiten der Sachbezugsgrenze steuerschädlich wirkt. Dies bedeutet, dass in diesem Fall die gesamten Sachzuwendungen steuerpflichtig sind. Da Sachzuwendungen sich ebenfalls auf Geschenke oder Gutscheine beziehen können, müssen Betriebe sorgfältig kalkulieren. Gleichzeitig können Mitarbeiter Zuzahlungen leisten, um die Sachbezugsgrenze nicht zu überschreiten.

Kalkulationsbeispiel

Ein Mitarbeiter erhält die folgenden Sachbezüge von seinem Arbeitgeber:

1. Monatlicher Zuschuss von 10 Euro zu einem Fitnessstudio.
2. Zuschuss zum Jobticket mit folgender Berechnungsgrundlage:

Kosten Jobticket	Eigenanteil Arbeitnehmer	Anteil Arbeitgeber
65,00 Euro	40,00 Euro	25,00 Euro

Insgesamt erhält der Mitarbeiter Sachzuwendungen in Höhe von 75 Euro. Da der Betrag oberhalb der zulässigen Sachbezugsgrenze liegt, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Der Mitarbeiter zahlt für das Jobticket allerdings eine Zuzahlung von 40 Euro pro Monat. In diesem Fall verringert sich der Zuschuss des Arbeitgebers signifikant. Er beträgt nach Abzug des Eigenanteils 35 Euro. Der verbleibende Sachbezugswert ist in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Zuzahlung des Arbeitnehmers kann durch eine persönliche Überweisung oder einen direkten Lohnabzug erfolgen.

Ein Jobticket oder der Zuschuss zu den Fahrtkosten für den ÖPNV gelten als attraktive Arbeitgeberleistung. Sie beinhaltet einen greifbaren und nachvollziehbaren Mehrwert. Die Kostenübernahme hat einen unmittelbaren Nutzen für den Arbeitnehmer und senkt seine Kosten für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Ein Jobticket ist darüber hinaus bei Betriebsangehörigen begehrt, da es ebenfalls privat eingesetzt werden kann. Am Wochenende oder an gesetzlichen Feiertagen können neben dem Inhaber weitere Personen kostenlos befördert werden. Dieser Benefit ist kostbar und neben der Steuerbefreiung ein zusätzlicher Antrieb, diese Arbeitgeberleistung in Anspruch zu nehmen.

Keine Kostenübernahme – Abrechnung über die Pendlerpauschale

Unternehmen, die andere Arbeitgeberleistungen präferieren und keine Fahrtkosten übernehmen möchten, können ihre Mitarbeiter auf die Vorteile der Pendlerpauschale hinweisen.

Der § 9 EStG enthält die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen für Werbungskosten. Er zeigt Arbeitnehmern Möglichkeiten auf, einen Teil ihrer Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte über die Einkommensteuererklärung zurückzuerhalten.

Wesentlich sind die folgenden, gesetzlichen Grundlagen:

• Für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, ist eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro anzusetzen.
• Die Entfernungspauschale gilt für alle Verkehrsmittel (Roller, Fahrrad, PKW) und ebenso, wenn der Arbeitsweg zu Fuß zurückgelegt wird.
• Der Höchstbeitrag beläuft sich auf 4 500 Euro im Kalenderjahr.
• Ein höherer Betrag als 4 500 Euro ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt und die überzähligen Kosten eindeutig nachweisbar sind.
• Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung.

Arbeitgeber sollten eingehend überlegen, welche Arbeitgeberleistungen sie anbieten. Kommen sie zu dem Schluss, dass die Übernahme von Fahrtkosten nicht die geeignete Maßnahme darstellt, kann die Empfehlung der Pendlerpauschale und die Abrechnung über die Werbungskosten eine geeignete Alternative sein.

In diesem Fall müssen andere Arbeitgeberleistungen angeboten sein, die für den Arbeitnehmer individuell einen höheren Stellenwert haben. Eine interessante Möglichkeit könnten Personalrabatte sein.

Arbeitgeberleistungen: Wann Personalrabatte motivierend wirken

Nicht jedes Unternehmen stellt Produkte her, die für Mitarbeiter attraktiv sind. In vielen Fällen haben Angestellte ein hohes Interesse daran, die im Unternehmen hergestellten Produkte rabattiert einzukaufen. Gleiches gilt für mehrwertorientierte Dienstleistungen. Eine Mitarbeiterin in einem Einzelhandelsgeschäft könnte beispielsweise von günstigeren Einkaufskonditionen für Bekleidung profitieren. Gleiches gilt für einen Angestellten in einem Unternehmen des ÖPNV, der einen Rabatt auf die Beförderungskosten erhält.

Entscheidend ist, dass es sich um Artikel oder Dienstleistungen handelt, die gewöhnlich im Unternehmen an Dritte verkauft werden. Ein Computerhersteller kann aus diesem Grund zum Beispiel keine Lebensmittel verbilligt und steuerfrei anbieten.

Der § 8 Absatz 3 des EStG erklärt im Detail, wie Personalrabatte aus steuerlicher Sicht behandelt werden müssen. Zudem zeigt er eine jährliche Freigrenze auf, bei der Produkte oder Dienstleistungen steuerfrei abgegeben werden können.

Die folgenden Vorgaben müssen beachtet werden:

• Personalrabatte sind bis maximal 1.080 Euro (Rabattfreibetrag) pro Kalenderjahr steuerfrei.
• Ein Bewertungsabschlag von 4 % gilt sofort als steuerfrei.

Unternehmen und Mitarbeiter, die den Rabattfreibetrag errechnen wollen, müssen im ersten Schritt den üblichen Verkaufspreis (UVP) nachvollziehen. Im nächsten Schritt kann ein Preisabschlag von 4% vorgenommen werden.

Der Rabattfreibetrag wird wie folgt berechnet:

Üblicher Verkaufspreis (UVP) – 4 % Preisabschlag – Sonderpreis = Rabattfreibetrag

Üblicher Verkaufspreis (UVP)	1.800,00 Euro
Bewertungsabschlag gemäß Gesetz: 4 %	72,00 Euro
Sonderpreis	1.100,00 Euro
Rabattbetrag (700 Euro – 72 Euro)	628,00 Euro
Verbleibender Rabattfreibetrag: (1.080 Euro – 628 Euro)	452,00 Euro

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Mitarbeiter nach dem steuerfreien Kauf des Laptops im Kalenderjahr noch über einen Rabattfreibetrag von 452 Euro verfügt. Für den Mitarbeiter ist der Preisvorteil lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Der Personalkauf kann als Arbeitgeberleistung für Mitarbeiter anziehend und attraktiv sein. Für Unternehmen stellen Personalrabatte aus diesem Grund eine wirkungsvolle Methode dar, um die Belegschaft zu motivieren. Neben der steuerlichen Vergünstigung wächst mit der Nutzung der Produkte des Betriebs die Verbundenheit der Angestellten zum Unternehmen spürbar.

Arbeitgeberleistungen: Betriebsfeiern, kostenlose Urlaube und Ausflüge

Unternehmen sind bestrebt, die Belegschaft in vielfältiger Weise zu motivieren. Fühlen sich die Angestellten im Unternehmen wertgeschätzt, ist dies positiv. Herrschen darüber hinaus eine offene und freundliche Atmosphäre sowie eine moderne Kommunikationskultur vor, steigt das Employer Branding nachweislich an. Betriebe, die die Arbeitsatmosphäre und den Zusammenhalt fördern, klagen weniger über Fluktuation. Sie verzeichnen in der Regel eine hohe Loyalität. In Zeiten des Fachkräftemangels können sie auf eine starke und motivierte Belegschaft zurückgreifen.

Ein wesentliches Mittel der Arbeitgeberleistungen zur Motivation stellen Betriebsfeiern, Ausflüge oder kostenlose Urlaube dar. Lädt ein Firmenchef seine Mitarbeiter zum Beispiel zu einem Betriebsausflug ein, können die gemeinsamen Erlebnisse die Angestellten zusammenschweißen. Gemeinsamkeiten entstehen automatisch. Das Verständnis für Kollegen und deren Herausforderungen im Betrieb wächst.

Bei Weihnachtsgeschenken für Mitarbeiter und Kunden gilt es einige Bedingungen zu beachten. Arbeitgeberleistungen im Rahmen von Betriebsfeiern, einer Weihnachtsfeier oder Ausflügen sind auf Basis von § 19 EStG bis zu einer Grenze von 110 Euro pro Person steuerfrei.

Dazu müssen folgende Erfordernisse erfüllt werden:

• Grundvoraussetzung: Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung steht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen. 
• Es muss sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung) handeln. 
• Zuwendungen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind. Ein rechnerischer Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung darf die Grenze ebenfalls nicht überschreiten.
• Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit.
• Die Steuerfreiheit gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich

Was zu den anrechenbaren Kosten einer Betriebsfeier zählt

Zu den Kosten einer Betriebsfeier oder eines Betriebsausfluges zählen alle Aufwendungen, die mit der Veranstaltung im Zusammenhang stehen. Die Umsatzsteuer muss ebenfalls eingerechnet werden.

Anrechenbare Kosten sind unter anderem:

• Speisen und Getränke.
• Übernachtungs- und Fahrtkosten im Zusammenhang mit der Betriebsfeier.
• Kosten für Begleitpersonen.
• Aufwendungen für Rahmenprogramme oder Mieten.

Alle anrechenbaren Beträge werden in der Folge zusammengezählt. Im nächsten Schritt werden sie durch die tatsächliche Anzahl der Gäste dividiert.

Beispielkalkulation für 87 Teilnehmer:

Kosten	Betrag
Kosten für Verpflegung und Catering	20.000,00 Euro
Übernachtungskosten	17.000,00 Euro
Rahmenprogramm während der Feier	5.000,00 Euro
Saalmiete und Kosten für ein besonderes Incentive	3.550,00 Euro
Gesamtkosten	45.550,00 Euro
Anteil pro Person	243,58 Euro

(Alle Kosten inkl. MwSt.)

Der Unternehmer hat die Möglichkeit, die Differenz zwischen dem Freibetrag und den Gesamtkosten über das Gehalt der Mitarbeiter zu versteuern. In der Praxis wirkt ein solches Vorgehen wenig stimulierend. Vor dem Hintergrund, dass der Arbeitgeber einen Großteil der Entscheidungen für das Betriebsfest trifft, ist ein Eigenanteil kontraproduktiv. Aus diesem Grund bleibt ihm die Möglichkeit der Pauschalversteuerung von 25 % des Differenzbetrages.

Dies bedeutet im Beispiel, dass der Arbeitgeber Teilnehmer für 133,58 Euro die pauschale Lohnsteuer von 25 % ansetzen muss. Die Zusatzkosten für den Arbeitgeber belaufen sich auf 33,40 Euro pro Person.

Anders verhält es sich bei längeren Reisen oder Ausflügen. Vor allem, wenn ein Großteil der Zeit als Freizeit deklariert ist, wirkt ein Eigenanteil für die Mitarbeiter nachvollziehbar. Bei objektiver Betrachtung ist die Reise trotz der persönlichen Beteiligung günstiger als bei einer privaten Buchung.

Arbeitgeberleistungen: Anlassbezogene Geschenke

Es gehört in vielen Unternehmen zum guten Ton, dass Mitarbeiter ein Geschenk zum Geburtstag oder im Rahmen der Weihnachtsfeier erhalten. Ebenso wird die Geburt eines Kindes oder die Hochzeit eines Betriebsangehörigen durch ein persönliches Geschenk gewürdigt.

Präsente, die Mitarbeiter erhalten, müssen in jedem Fall auf ihren Anlass hin untersucht werden. Dies ist wichtig, da dieser die Höhe der Steuerfreiheit bestimmt.

Nach den geltenden Lohnsteuerrichtlinien gehören Sachleistungen dann zu den steuerfreien Arbeitgeberleistungen, wenn sie:

1. Im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und
2. Zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen.

Als Beispiele für Sachleistungen führt der Gesetzgeber unter anderem an:

• Blumen,
• Genussmittel, ein Buch oder
• einen Tonträger.

Geldzuwendungen gehören im Gegensatz zu Sachpräsenten in jedem Fall zum Arbeitslohn. Dies gilt ebenso, wenn ihr Wert gering ist. Anlassbezogene Geschenke bis 60 Euro verstehen sich zu jeder Zeit inklusive der geltenden Mehrwertsteuersätze.

Als anlassbezogen zählen gemäß der aktuellen Lohnsteuerrichtlinien ebenso Getränke, ein Catering oder Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Beispielsweise lädt der Außendienstleiter seine Führungskräfte im Vertrieb im Rahmen einer Besprechung zu einer unentgeltlichen Pizza ein. Diese wird im Aufenthaltsraum des Betriebs verzehrt.

In diesem Fall können die Kosten, die aus rechtlicher Sicht

„im überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes anfallen“,

steuerfrei abgerechnet werden.

Sie dürfen im Wert zu keinem Zeitpunkt 60 Euro inklusive Mehrwertsteuer pro Person überschreiten.

Wann nicht anlassbezogene Geschenke steuerfrei und zielführend sind

Nicht immer ist ein wiederkehrendes oder einmaliges Ereignis notwendig, um Mitarbeiter oder die Gesamtbelegschaft zu beschenken. Trotz fehlender Gründe können Geschenke im Rahmen der monatlich möglichen 44-Euro-Sachbezugsgrenze steuerfrei sein. Hierbei gilt der für Unternehmen wesentliche § 8 (Unterpunkt 11) des EStG. Unternehmen müssen im Eigeninteresse darauf achten, dass verschiedene Sachbezüge nicht kontraproduktiv sind. Ein Überschreiten der 44-Euro-Schwelle wäre steuerschädlich. In diesem Fall müsste der Gesamtbetrag versteuert werden.

Sachbezüge dürfen darüber hinaus nicht als Bargeld an Mitarbeiter ausgegeben werden. Dies impliziert, dass Arbeitgeber ebenso bei der Ausgabe von Gutscheinen darauf achten, dass deren Gegenwert nicht als Bargeld ausbezahlt werden kann. Aus rechtlicher Sicht darf für den Mitarbeiter keine Chance bestehen, Teilbeträge oder den Wert des gesamten Gutscheins in bar zu tauschen. Um dies auszuschließen, ist es sinnvoll, beim Erwerb des Vouchers eine Auszahlung zu verbieten.

Davon abweichend können Unternehmen ihren Mitarbeitern zu jeder Zeit höherwertige Sachgeschenke zukommen lassen. Eine teure Flasche Wein oder ein exklusives Schreibgerät für eine Führungskraft sind wertige Präsente mit Motivationsgarantie. Hierbei haben Firmen die Möglichkeit, die entstehenden Steuern und Sozialabgaben für den Angestellten zu übernehmen. Die § 37a EStG und § 37b EStG sowie der § 40 EStG beschreiben detailliert, in welchen Fällen eine solche Abrechnung möglich ist und welche Steuersätze und Abgaben anfallen.

Arbeitgeberleistungen: Zuschuss zur Kinderbetreuung

Familien mit Kindern sind es gewohnt, ihr Leben professionell zu organisieren. Neben der beruflichen Tätigkeit müssen Kinder in einer Kita oder einem Kindergarten untergebracht werden, bevor sie in die Schule gehen. Arbeitgeber können Familien durch einen Zuschuss zur Kinderbetreuung sinnvoll unterstützen.

Der § 3 Nummer 33 des EStG erklärt, was diese Arbeitgeberleistung beinhaltet:

„Steuerfrei sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen.“

§ 3 Nummer 33 des EStG

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet dieses Arbeitgeberleistung eine Win-Win-Situation. Neben dem monetären Vorteil durch die Steuerfreiheit und die finanzielle Einsparung gewinnen haben Arbeitnehmer Sicherheit. Können Eltern ihr Kind hochwertig in einem Betriebskindergarten oder einer Betreuungseinrichtung unterbringen, haben sie das gute Gefühl, dass ihr Nachwuchs während der Arbeitszeit optimal betreut wird. Wesentlich für die Steuerfreiheit dieser Arbeitgeberleistung ist die Tatsache, dass die Zuschüsse des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

Der Zuschuss zu einer Betreuungseinrichtung ist nicht finanziell gedeckelt. Der Arbeitgeber kann aus diesem Grund diese gesetzliche Möglichkeit nutzen und vor allem Eltern und deren Familien fördern. Er ist gleichzeitig verpflichtet, seiner Aufzeichnungs- und Nachweispflicht nachzukommen. Dies bedeutet, ähnlich wie bei allen anderen Buchhaltungsfällen, die Originalrechnungen der Betreuungseinrichtung mit den Lohnunterlagen zu archivieren. Bei einer Steuerprüfung muss klar nachvollzogen werden können, dass die Zuschüsse für die Kinderbetreuung unabhängig vom Lohn oder Gehalt des Angestellten geflossen sind.

Arbeitgeberleistungen: Nutzung von technischen Geräten für private Zwecke

Eine echte Win-Win-Situation entsteht ebenfalls, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Nutzung von technischen Geräten und Arbeitsmitteln erlauben, die Betriebseigentum sind. Eine hohe Anzahl von Betriebsangehörigen ist auf den Einsatz von technischen Endgeräten wie Laptop, Smartphone oder Tablet angewiesen. Ohne technische Bürokommunikationsmittel könnten sie ihre tägliche Arbeit nicht kompetent bewerkstelligen.

Vor allem Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienstler nutzen mobile Endgeräte zur internen und externen Bürokommunikation. Erlaubt der Arbeitgeber den Angestellten die Nutzung dieser Geräte ebenfalls für private Zwecke, ist die private Verwendung steuerfrei. Dies ist der Fall, wenn die Arbeitsmittel nahezu ausschließlich für die berufliche Tätigkeit verwandt werden. Der § 3 Absatz 45 EStG führt aus:

„Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.“

§ 3 Absatz 45 EStG

Die Rechtsprechung urteilt zu diesem Themengebiet regelmäßig. Juristisch wird davon ausgegangen, dass ein übliches Nutzungsverhalten einem Verhältnis von 90 % (betrieblich) zu 10 % (privat) entspricht. Dies bedeutet, dass die private Nutzung von technischen Geräten im Höchstfall 10 % betragen darf. Eine genaue Übersicht ist in der Praxis schwerlich möglich. Steuerfrei ist ebenfalls die Nutzung installierter Softwareprogramme oder Zubehör. Unter diese Bürokommunikationsmittel fallen zum Beispiel fest montierte Router oder Drucker im Homeoffice.

Für Betriebsangehörige liegt der Nutzen der privaten Nutzung von betrieblichen Geräten auf der Hand. Sie benötigen in der Regel weniger oder keine privaten Endgeräte. Darüber hinaus profitieren sie von technischen Innovationen, die im Betrieb in vielen Fällen schneller angeschafft werden als privat.

Arbeitgeberleistungen: Betriebliche Gesundheitsprävention und Fitnessstudio

Die betriebliche Gesundheitsprävention ist aus Sicht des Arbeitgebers eine sinnvolle und zielführende Arbeitgeberleistung. Vor allem, wenn man die immensen Kosten für Krankschreibungen und Frühverrentungen für die Gesellschaft nachvollzieht, versteht man, dass Prävention entscheidend ist. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Mitarbeiter mit betrieblichen Gesundheitsleistungen zu fördern.

Voraussetzung ist, dass die Maßnahmen im eindeutigen, betrieblichen Interesse stehen. Ein bekanntes Beispiel hierfür sind Leistungen wie Krankengymnastik oder Fangoanwendungen für Angestellte an Bildschirmarbeitsplätzen. Ebenfalls möglich wäre bei diesem Beschäftigtenkreis die Übernahme der Kosten einer Sehhilfe.

Betriebliche Leistungen der Gesundheitsprävention können als steuerbefreit anerkannt werden. Dies ist möglich, wenn explizit dargelegt werden kann, dass Maßnahmen innerbetriebliche Ziele fördern oder den Krankenstand im Betrieb senken.

Der § 3 Absatz 34 EStG beschreibt die Vorgaben zur Steuerfreiheit und die Förderhöhe eindeutig:

Steuerbefreit sind:

zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers.

Sie müssen der Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit in Betrieben dienen.

Darüber hinaus müssen sie hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen.

Sie dürfen 600 Euro pro Mitarbeiter im Kalenderjahr nicht übersteigen

Die Grundlage für eine Förderfähigkeit bildet der § 20 im Fünften Sozialgesetzbuch.

In diesem werden neben anderen die folgenden Ziele im Bereich Gesundheitsförderung und Prävention als förderfähig vermerkt:

• Tabakkonsum reduzieren.
• Diabetes mellitus Typ 2: Erkrankungsrisiko senken, Erkrankte früh erkennen und behandeln.
• Depressive Erkrankungen: verhindern, früh erkennen, nachhaltig behandeln.
• Alkoholkonsum reduzieren.

Zertifizierte Kurse können vom Arbeitgeber steuerfrei gefördert werden. Es fallen keine Steuern und Sozialversicherungsabgaben an.

Wann Vorsorgeuntersuchungen gefördert werden können

In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Tätigkeiten, die mit besonderen Risiken verbunden sind. Vorsorgeuntersuchungen für diesen Personenkreis sind ebenso steuerfrei. Gleiches gilt für Manager und leitende Angestellte. Bei einem Geschäftsführer kann ein Unternehmen zum Beispiel ein erhebliches, betriebliches Interesse an einer Vorsorgeuntersuchung nachweisen. Der Arzt versichert nach der Untersuchung, dass der leitende Angestellte für seine Tätigkeit aus physischer und psychischer Sicht weiterhin geeignet ist.

Vor allem bei global agierenden Konzernen sind solche Vorsorgeuntersuchungen Bestandteil des Arbeitsvertrages und vorgeschrieben. Ähnlich verhält es sich bei Mitarbeitern, die auf ihre Sehkraft oder ihr Hörvermögen angewiesen sind. Dies ist unter anderem bei Piloten oder Chirurgen der Fall.

Beispiel: Ein Unternehmen ordnet eine Vorsorgeuntersuchung G 41 für einen Mitarbeiter an, der Tätigkeiten ausführt, die in großer Höhe ausgeübt werden. Die Kosten hierfür belaufen sich in etwa auf 120 Euro und werden von einem speziellen Betriebsarzt durchgeführt. Ausschließlich Mitarbeiter, die sich einer G 41-Untersuchung unterzogen haben und die gesundheitlichen Anforderungen erfüllen, dürfen Arbeiten an Türmen, Windrädern oder Häuserfassaden durchführen. Der Arbeitgeber hat ein nachweisliches Interesse an der Vorsorgeuntersuchung und muss die Kosten tragen.

Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Mahlzeiten im Betrieb oder Extern

Zu den bekanntesten Arbeitgeberleistungen gehören das Angebot von kostenlosen oder vergünstigten Mahlzeiten im Betrieb. Große Konzerne oder mittelständische Betriebe halten für ihre Mitarbeiter Kantinen bereit. Diese bieten kostengünstige und qualitativ hochwertige Gerichte an. Kleinere Betriebe schließen sich in vielen Fällen mit anderen Firmen zusammen und unterstützen Mitarbeiter mit Essensmarken oder einem Zuschuss.

Mahlzeiten als Arbeitgeberleistung anzubieten ist sinnvoll, da die Belegschaft an jedem Arbeitstag den Nutzen der Arbeitgeberleistung persönlich verspürt. Ist das Essen in einer Betriebskantine vielfältig und attraktiv kann dies aus Arbeitnehmersicht ein wichtiger Entscheidungspunkt für das Unternehmen sein.

Wie Zuschüsse oder Essensmarken aus steuerlicher Sicht gewertet werden

Der Gesetzgeber hat im EStG festgelegt, wie Zuschüsse zum Kantinenessen oder Essensmarken aus steuerlicher Sicht bewertet werden. Im § 8 EStG heißt es hierzu unter dem Oberpunkt Einnahmen:          

„Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.“

§ 8 EStG

Die im Jahr 2020 geltenden Sachbezugswerte werden in der Sozialversicherungsordnung monatlich angegeben und können auf Kalendertage heruntergerechnet werden.

Hier ein Beispiel:

Frühstück	Mittagessen	Abendessen
54 Euro(werktäglich: 1,80 Euro)	102 Euro(werktäglich: 3,40 Euro)	102 Euro(werktäglich: 3,40 Euro)

Bei einem Essenszuschuss subventioniert der Arbeitgeber die Mahlzeiten des Arbeitnehmers durch einen Barzuschuss. Sowohl ein Essenszuschuss in der Betriebskantine wie die Ausgabe von Essensmarken ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Für Arbeitgeber ist in diesem Zusammenhang der § 40 des EStG wichtig und maßgeblich. Er regelt eine pauschale Besteuerung mit 25 Prozent Lohnsteuer, statt einer Individualversteuerung.

Im Gesetz wird ausgeführt:

„Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er:

arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt aushändigt.

Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind.“

Wenden Arbeitgeber die Pauschalversteuerung bei Zuschüssen zu Mahlzeiten an, sind Essenzuschüsse für die Sozialversicherung beitragsfrei.

Beispielrechnung für einen Zuschuss zu Mahlzeiten

Mitarbeiter eines Unternehmens erhalten die Möglichkeit, in der Betriebskantine vergünstigt zu Mittag zu essen. Der Arbeitgeber hat hierfür zur Vereinfachung ein System eingeführt, bei dem Essensmarken angerechnet werden können. Eine vergünstigte Essensmarke hat einen Wert von 3,00 Euro und wird vom Arbeitnehmer vorab eingekauft. In der internen Berechnung zahlt der Arbeitgeber für ein Mittagessen 5,70 Euro.

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils des Mitarbeiters muss die folgende Berechnung angestellt werden:

Sachbezugswert der Mahlzeit 2020 pauschal:	3,40 Euro
Abzüglich Zahlung des Arbeitnehmers:	-3,00 Euro
Geldwerter Vorteil	0,40 Euro
Verrechnungswert der Essensmarke	5,70 Euro

Zur Kalkulation des geldwerten Vorteils für die Mahlzeit in der Kantine muss die Lohnsteuerrichtlinie § R 8.1. im Unterpunkt 7 beachtet werden.

Sie bestimmt:

1. Fließt dem Arbeitnehmer Arbeitslohn in Form von Sachbezügen zu, sind diese ebenso wie Barlohnzahlungen entweder dem laufenden Arbeitslohn oder den sonstigen Bezügen zuzuordnen.
2. Für die Besteuerung unentgeltlicher Sachbezüge ist deren Geldwert maßgebend. 
3. Erhält der Arbeitnehmer die Sachbezüge nicht unentgeltlich, ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Geldwert des Sachbezugs und dem tatsächlichen Entgelt zu versteuern.

Im Beispiel mindert die Zuzahlung des Mitarbeiters den geldwerten Vorteil des Sachbezugswertes um 3,00 Euro. Der geldwerte Vorteil liegt bei 0,40 Euro für das Kantinenessen. Dieser Benefit muss entweder pauschal mit 25 % oder individuell versteuert werden. Bei einer unspezifischen Versteuerung fallen keine Sozialabgaben an. Es gilt in jedem Fall die Regel: Ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit niedriger als der amtliche Sachbezugswert, ist die verbleibende Differenz generell als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Für die Einlösung von Essensmarken in betriebsfremden Kantinen oder in Gaststätten und Schnellrestaurants gelten besondere gesetzliche Regelungen. Zusammenfassend ist die Gewährung von Essenszuschüssen oder Essensmarken eine positive und wirksame Form der Arbeitgeberleistung. Diese kommt den Betriebsangehörigen umgehend und an jedem Arbeitstag zu Gute. Sie steigert die Motivation und kann ebenfalls Steuern und Abgaben einsparen.

Nimmt ein Großteil der Angestellten jeden Tag Mahlzeiten in der Betriebskantine ein, kann dies zusätzlich den Zusammenhalt fördern. Personaler handeln zielführend, wenn sie die geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften zu diesem Themenbereich kennen und anwenden. Darüber hinaus sollten sie darauf achten, die teilweise jährlichen Novellierungen und Anpassungen in Bezug auf die Sachbezugswerte im Betrieb umzusetzen.

Arbeitgeberleistungen: Dienstwagen, Dienstroller oder ein Elektrofahrrad

Eine der wesentlichsten und am weitesten verbreiteten Arbeitgeberleistungen ist die private Nutzung eines Dienstfahrzeugs. In jüngerer Zeit kommen darüber hinaus Dienstroller, dienstliche E-Scooter oder Elektrofahrräder zum Einsatz. Dürfen Mitarbeiter diese Fortbewegungsmittel privat nutzen, ergibt sich ein erheblicher Mehrwert und Vorteil, Dieser wirkt in der Regel motivatorisch.

Die bekannteste Form einer Arbeitgeberleistung ist die Nutzung eines Dienstwagens. In den meisten Fällen kommen vor allem Außendienstmitarbeiter und Führungskräfte in den Genuss ein Firmenfahrzeug zu nutzen. Generell steht es in Gehaltsverhandlungen jedem Betriebsangehörigen frei, diese Form der Arbeitgeberleistung anzufragen.

Aus Unternehmenssicht muss detailliert überlegt werden, in welchen Fällen ein Firmenfahrzeug angeboten werden kann. Entscheidend hierbei ist, dass der Firmenwagen für die berufliche Tätigkeit benötigt wird. Ein kaufmännischer Angestellter, zu dessen Aufgaben der zeitweise Besuch von Kunden gehört, wird eher von einem Firmen-PKW profitieren, als ein Callcenteragent. Unternehmen sollten die motivatorische Komponente ebenfalls mit einbeziehen.

Erhält nahezu jeder Angestellte ein Firmenfahrzeug, ist die Arbeitgeberleistung nicht mehr unique. Ist mit einem Aufstieg im Unternehmen die Übernahme eines Dienstwagens verbunden, wirkt dies motivierend. Dies ist vor allem der Fall, da Kollegen und Kunden mit dem Firmenfahrzeug einen besonderen Status verbinden.

Die gesetzliche Grundlage für die Besteuerung von Firmenfahrzeugen findet sich im EStG im § 8 Absatz 2. Unternehmen und Angestellte sollten die wesentlichsten Punkte kennen und explizit in einer Firmenwagenregelung verankern.

Zu den Punkten gehören:

1. Ein Firmenwagen wird vom Unternehmen in der Regel geleast oder gekauft. Beim Leasing können die monatlichen Leasingraten als Komplettbetrag steuerlich angesetzt werden. Vorteil eines Leasingvertrages für Betriebe ist die Erhöhung der Liquidität und Bonität. Es muss kein einmaliges Kapital eingesetzt werden. Die Leasingraten wirken zudem steuermindernd.
2. Mitarbeiter müssen private Fahrten mit dem Firmenwagen entweder nach der 1 % – Methode oder über ein Fahrtenbuch versteuern.

1 % – Methode	Fahrtenbuch
Dem Mitarbeiter muss monatlich 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs für Privatfahrten versteuern. Dies geschieht im ersten Schritt über eine positive Buchung in Höhe des Listenpreises. Diese erhöht das Bruttogehalt. Nach der Versteuerung wird der Betrag für 1 % des Listenpreises wieder abgezogen.	Der Mitarbeiter führt ein fälschungssicheres elektronisches oder analoges Fahrtenbuch. Jede Fahrt mit dem Firmenwagen muss eingetragen und kategorisiert werden. Privatfahrten müssen versteuert werden. Hierbei werden ebenfalls die Aufwendungen und die Umsatzsteuer addiert.
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Monat fällig.	Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Monat fällig.
Bei doppelter Haushaltsführung müssen Heimfahrten zusätzlich mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Monat versteuert werden	Bei doppelter Haushaltsführung müssen Heimfahrten zusätzlich mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Monat versteuert werden

Welche Besteuerungsart für einen Mitarbeiter nutzbringender ist, muss individuell entschieden werden. Je höher der Anteil der Privatkilometer ausfällt, desto mehr lohnt sich die Versteuerung nach der 1 %-Regelung. Arbeitnehmer können sich einmalig pro Jahr am Jahresende für eine Veränderung der Besteuerungsmethode entscheiden. Ihre Entscheidung ist daraufhin für das nächste Kalenderjahr gültig.

Neben Prämien beim Kauf muss für Fahrzeuge, die zwischen 1. Januar 2019 und 31. Dezember 2021 gekauft oder geleast werden, ausschließlich der halbe Listenpreis determiniert werden. Für die 1 % – Versteuerung bedeutet dies, dass ein Elektrofahrzeug, das im Listenpreis mit 60.000 Euro angesetzt ist, mit nur 300 Euro versteuert werden muss. Das Gesetz des Bundesfinanzministeriums wurde bis 2030 verlängert, sodass Unternehmen und Angestellte in dieser Hinsicht Planungssicherheit genießen.

E-Scooter oder Dienstfahrräder als Arbeitgeberleistung

Vor allem in Metropolen setzen immer mehr Arbeitnehmer auf das Fahrrad, um die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke zurückzulegen. In einigen Städten erobern darüber hinaus E-Scooter die Innenstädte und werden fortlaufend beliebter. Generell kann ein Arbeitgeber als Alternative zu einem Firmenwagen ebenfalls ein Dienstfahrrad oder einen E-Scooter als betriebliches Fortbewegungsmittel zur Verfügung stellen.

Für E-Scooter gibt es derzeit noch keine verbindlichen Richtlinien zur Besteuerung. Generell gelten sie als elektrifiziertes Kraftfahrtzeug. Aus diesem Grund können sie steuerrechtlich einem Elektrofahrzeug oder einem Hybridfahrzeug gleichgestellt werden. Dies bedeutet, dass ab dem Jahr 2019 nur der halbe Bruttolistenpreis mit 1 % versteuert werden muss. In diesem Fall können Mitarbeiter den E-Scooter vollumfänglich privat nutzen.

Bei einem E-Scooter mit einem Anschaffungspreis von 1.000 Euro müssen somit nur 5 Euro im Monat versteuert werden. Der Weg vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte würde in diesem Fall mit 0,03 % der halben unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers pro Entfernungskilometer berechnet werden.

Insgesamt kann ein E-Scooter zu geringen monatlichen Kosten die Mobilität in Innenstädten sicherstellen. Gleichzeitig ist eine solche Lösung nicht für jeden Angestellten zielführend. In Einzelfällen kann der E-Scooter eine kostengünstige und interessante Alternative zu einem Dienstwagen sein.

Dienstfahrräder genießen eine besondere Steuerfreiheit

Ähnlich verhält es sich mit Dienstfahrrädern. Herkömmliche Fahrräder oder E-Bikes können ebenfalls zu günstigen Kosten privat genutzt werden. Dienstfahrräder sind seit 2012 dem Firmenfahrzeug steuerlich gleichgestellt. Dienstfahrräder als E-Bikes erhalten darüber hinaus ab 2019 einen besonderen Steuervorteil. Wird das Rad im Zeitraum 2019 bis 2021 angeschafft, muss ebenfalls nur der halbe Listenpreis bei der 1 % Versteuerung angesetzt werden. Dieses Vorgehen spart, ähnlich wie bei einem Elektrofahrzeug als Dienstwagen, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Arbeitgeber können ein E-Bike darüber hinaus als attraktive Arbeitgeberleistung nutzen. Wird das Fahrrad zusätzlich zum vereinbarten Gehalt zur Verfügung gestellt und komplett vom Unternehmen bezahlt, bleibt es steuer- und abgabenfrei. Für E-Bikes, die schneller als 25 Stundenkilometer fahren können, ist die komplette Steuerbefreiung nicht möglich.

In der Praxis bedeutet die Steuerfreiheit oder der Steuervorteil einen echten Mehrwert für beide Vertragsparteien. Angestellte werden in die Lage versetzt, ein hochwertiges Fahrrad kostengünstig oder kostenlos zu nutzen. Aus motivatorischer Sicht kann sich ein Dienstfahrrad als Arbeitgeberleistung positiv auswirken und Mitarbeiter nutzenorientiert fördern. Mit einem überschaubaren monatlichen Investment können Angestellte zielgerichtet angeregt werden. Ein E-Bike zum Verkaufspreis von knapp 3.000 Euro kostet zum Beispiel inklusive Vollkaskoversicherung pro Monat unter 100 Euro im Leasing.  

Weitere zielführende Arbeitgeberleistungen in Kurzform

Neben den bekannten und vielfältig angewandten Arbeitgeberleistungen gibt es weitere Möglichkeiten, Mitarbeiter mittelbar und unmittelbar zu begünstigen und zu motivieren. Die folgenden Ideen sind praxiserprobt und werden teilweise vom Gesetzgeber mit Steuerfreiheit gefördert:

Arbeitgeberleistung	Steuern
Getränke oder Snacks	Gemäß den Lohnsteuerrichtlinien (R 19.6) gehören Getränke und Snacks zu den Aufmerksamkeiten, die als Arbeitgeberleistung unentgeltlich und steuerfrei abgegeben werden dürfen. Ein Kaffeevollautomat oder kostenloses Obst am Arbeitsplatz ist bis zu einem Pauschalbetrag von 60 Euro im Monat erlaubt.
Arbeitsessen	Gemäß den Lohnsteuerrichtlinien (R 19.6) gilt ein Arbeitsessen bis 60 Euro ebenfalls als Aufmerksamkeit. Führungskräfte müssen den Anlass (z. B. Geschäftsbesprechung) auf dem Bewirtungsbeleg aufführen.
Renovierung von Geschäftsräumen /Anschaffen von Büromöbeln	Ebenfalls zu den Arbeitgeberleistungen gehören Renovierungs- und Modernisierungsarbeiten. Ergonomische Büromöbel oder ansprechend gestaltete Aufenthalts- und Ruheräume wirken motivierend und erhöhen die Arbeitsleistung und das Employer Branding.
Fehlgeldentschädigungen	Zum Arbeitslohn gehören gemäß Lohnsteuerrichtlinie R 19.3 ebenfalls Fehlgeldentschädigungen. Pauschale Fehlgeldentschädigungen, die Arbeitnehmern im Kassen- und Zähldienst gezahlt werden, sind steuerfrei, soweit sie 16 Euro im Monat nicht übersteigen.
Berufsbedingte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen inklusive Kostenübernahme	Berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers führen nicht zu Arbeitslohn, wenn diese Bildungsmaßnahmen im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden (Lohnsteuerrichtlinie 19.7 sowie § 3 EStG).
Umzugskosten	Beruflich bedingte Umzüge können seit 2020 noch umfassender gefördert werden. Gemäß § 670 BGB ist der Arbeitgeber bei beruflich veranlassten Umzügen verpflichtet, die Kosten zu übernehmen. Er kann entstandene Aufwendungen auf Basis des Bundesumzugsgesetzes (BUKG) steuerfrei ersetzen. Darüber hinaus ist der § 3 EStG anwendbar.
Werkzeuggeld	Bis zu 50 Euro pro Monat (§ 3 Nr. 30 EStG) können steuerfrei abgerechnet werden.
Berufsbekleidung	Auf Basis von § 3 Nr. 31 EStG kann Berufsbekleidung steuerfrei abgegeben werden.
Steuerfreie Direktversicherungen	Direktversicherungen, wie kapitalgedeckte Lebens- oder Rentenversicherungen, Pensionskassen oder Pensionsfonds sind Arbeitgeberleistungen, die eine Win-Win-Situation darstellen können. Es finden der § 3 Nr. 66 EStG sowie steuerfreie Höchstbeträge Anwendung.

Zusammenfassung und Fazit

Arbeitgeber haben umfangreiche Möglichkeiten, ihre Angestellten durch individuelle Arbeitgeberleistungen zu motivieren. Zu den bekanntesten Leistungen gehört die anteilige Übernahme von Verpflegungskosten oder ein Fahrtkostenzuschuss. Ebenfalls ist es üblich, Mitarbeitern ein Firmenfahrzeug oder ein Betriebsfahrrad zur Verfügung zu stellen. Werkzeuggeld oder Fehlgeldentschädigungen gehören zu den weniger bekannten Arbeitgeberleistungen. Diese werden vor allem spezifisch in einzelnen Branchen angewandt.

Ein Großteil der Arbeitgeberleistungen wird vom Gesetzgeber mit Steuerfreiheit oder einer Minderbesteuerung gefördert. Diese Vorzüge versetzen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in die Situation, fortlaufend Steuern und Abgaben einzusparen. Arbeitgeberleistungen wirken motivierend, wenn sie individuell auf die Bedürfnisse eines Angestellten angepasst sind. Ein Betriebsfahrrad, welches ohne Ausnahme allen Betriebsangehörigen arbeitgeberseitig zur Verfügung gestellt wird, verfehlt seinen Zweck bei Berufspendlern mit einem zeitintensiven Arbeitsweg. Ähnlich verhält es sich mit einem Zuschuss zur Kinderbetreuung für die Gesamtbelegschaft. Von diesem können Kinderlose nicht profitieren.

Führungskräfte und die Unternehmensleitung sollten proaktiv und personenbezogen überlegen, welche Arbeitgeberleistungen motivierend wirken und einen Mehrwert darstellen. Gleichzeitig müssen derartige Leistungen zur Position des Mitarbeiters und zum Unternehmensbudget passen. Ist dies der Fall, können spezifische Arbeitgeberleistungen eine sinnvolle Alternative zu einer Gehaltserhöhung sein. Sie können Angestellte extrinsisch motivieren und dazu beitragen, die Bindung zum Betrieb zu erhöhen. Darüber hinaus können sowohl Arbeitgeber wie Arbeitnehmer von den Steuervorteilen von Arbeitgeberleistungen profitieren.

Autor: Redaktion Personalwissen