Betriebsausgaben im Unternehmen – Wie Aufwendungen, Erlöse und Gewinne solide kalkuliert werden

Betriebsausgaben sind in Unternehmen allgegenwärtig. Personalintensive Betriebe geben in vielen Fällen mehr als 50 % ihrer Aufwendungen für die Löhne und Gehälter sowie die Lohnnebenkosten ihrer Mitarbeiter aus. Dienstreisen, die Kosten für einen Dienstwagen sowie Steuern und Abgaben müssen ebenfalls in einer professionellen Ausgabenplanung eingerechnet werden. Wenn Aufwendungen, Erlöse und Gewinne solide kalkuliert werden, können Unternehmen sinnvoll investieren und sich langfristig am Markt etablieren.

Für Unternehmen ist es zu jedem Zeitpunkt wichtig, die Betriebsausgaben im Blick zu behalten. Der Unternehmensgewinn errechnet sich schließlich aus der Differenz der Betriebseinnahmen und der Aufwendungen. Übersteigen die Betriebsausgaben langfristig die Erlöse, kann ein Unternehmen nicht solide wirtschaften und gerät in Schwierigkeiten. Neben der Firma hat das Finanzamt ebenfalls ein hohes Interesse am Unternehmensgewinn.

Das Finanzamt errechnet anhand des Gewinnes die fällige Einkommensteuer. Betriebsausgaben wirken steuerlich abzugsfähig und senken den Gewinn und die Steuerlast.

Der § 4 des Einkommensteuergesetzes macht eindeutige Angaben zu den wichtigsten Begriffen im Steuerrecht. Als Betriebsausgaben definiert der Gesetzgeber

Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

§ 4 des Einkommensteuergesetzes

Jede Ausgabe muss einem Betrieb zugeordnet sein. Betriebsausgaben fallen im Zusammenhang mit den Einkünften aus dem Gewerbebetrieb, mit Einkommen aus selbstständiger Arbeit oder mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft an.

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Lohn und Gehalt – kostenintensive Betriebsausgaben

Für viele Unternehmen gehören die Aufwendungen für Lohn und Gehalt zu den kostenintensivsten, abzugsfähigen Betriebsausgaben. In personalintensiven Betrieben liegt der Anteil der Lohnkosten an den gesamten abzugsfähigen Betriebsausgaben in vielen Fällen über 50 Prozent.  Zusätzlich müssen die Lohnnebenkosten und weitere Arbeitgeberleistungen eingerechnet werden. Steuern und Abgaben oder Aufwendungen für einen Dienstwagen sowie Beiträge nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz können ebenfalls zu den Betriebsausgaben gezählt werden.

Geschäftsführer, Manager und Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung sind innerbetrieblich mit der Autorisierung und Abwicklung der Betriebsausgaben beschäftigt. Aus diesem Grund müssen sie die folgenden Fragen inhaltlich korrekt und faktenorientiert beantworten können:

Checkliste

Wie wirken sich Zahlungen von Lohn- und Gehalt auf die Betriebsausgaben aus?

Welche Lohnnebenkosten sind aus Betriebssicht relevant?

Welche Steuern und Abgaben gehören zu den Betriebsausgaben im Unternehmen?

Wie wird die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall berechnet und wann gilt sie nicht als Betriebsausgabe?

Wann gelten Dienstreisen aus steuerrechtlicher Sicht als Betriebsausgaben?

Welche Arbeitgeberleistungen gelten als Aufwendungen im Betrieb?

Wann können Arbeitgeberleistungen steuermindernd gewertet werden?

Wie sich die Nutzung von Dienstwagen auf die Betriebsausgaben auswirkt?

Ähnlich wie in anderen Bereichen im Betrieb gilt ebenfalls für die Betriebsausgaben: Ausschließlich durch eine professionelle Planung aller Ausgaben und durch Beachtung steuerrechtlicher Vorgaben kann ein Unternehmen solide wirtschaften. Ein solches Vorgehen garantiert eine qualifizierte Balance zwischen Betriebseinnahmen und Ausgaben.

Wie sich Lohn- und Gehaltszahlungen auf die Betriebsausgaben auswirken

Die Zahlung von Lohn- und Gehalt für die Mitarbeiter eines Betriebes gelten in vollem Umfang als abzugsfähige Betriebsausgaben. Während der Lohn eines Arbeiters generell von den in einem Abrechnungszeitraum geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird, ist dies bei einer Gehaltszahlung nicht der Fall. Ein Gehalt wird monatlich auf Basis eines Arbeitsvertrages oder Tarifvertrages bezahlt. Der Mitarbeiter ein monatliches, nicht schwankendes Grundgehalt. Es ist unwesentlich, wie viele Stunden er tatsächlich gearbeitet hat, da Mehr- oder Minderarbeit durch ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden.

Theoretisch steht es einem Arbeitgeber bei gleichbleibenden Gehaltszahlungen frei, eine schriftliche Gehaltsabrechnung zu erstellen. Diese ist aus gesetzlicher Sicht zwingend vorgeschrieben, wenn sich das auszuzahlende Entgelt ändert. In der Praxis erstellt ein Großteil der Unternehmen trotz fehlender Notwendigkeit aus Transparenzgründen eine monatliche schriftliche Gehaltsabrechnung.

Wissenswertes über Lohn- und Gehaltszahlungen als Betriebsausgaben

Wie das statistischen Bundesamt berichtete, waren im Februar 2020 45 Millionen Erwerbstätige in Deutschland beschäftigt. Hiervon waren mehr als 2/3 – genaugenommen 33,4 Millionen Menschen in sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen angestellt. Jeder dieser Mitarbeiter erhält monatlich eine Zahlung von Lohn oder Gehalt. Aus Unternehmenssicht gehören diese Aufwendungen zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Wie die Zeitung „Die Zeit“ berichtet, liegt der Durchschnittsverdienst von Angestellten in Deutschland, berechnet auf die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen:

• zwischen 1.400 Euro pro Monat (Single-Haushalt) und
• 3.400 Euro (3-Personen-Haushalt).

Die Berechnungen variieren abhängig von den eingesetzten statistischen Methoden. Staatliche Transferleistungen wie Kindergeld oder Elterngeld wurden in die obige Berechnung mit einbezogen. Das durchschnittliche monatliche Bruttogehalt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers in Deutschland liegt nach statistischen Untersuchungen im Mittel bei ca. 3.880 Euro. Abhängig von Branche und Tätigkeit werden unterschiedliche Entgeltmodelle unterschieden. Diese sind für die Berechnung der Betriebsausgaben relevant.

Welche Entgeltmodelle unterschieden werden müssen

Die Bruttolöhne und Bruttogehälter im Unternehmen gehören eindeutig zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Aus betrieblicher Sicht besteht eine Gehaltszahlung generell:

Aus dem Bruttolohn des Angestellten sowie

Aus den Lohnnebenkosten.

Zusätzlich können freiwillige Arbeitgeberleistungen oder ein Dienstwagen die Aufwendungen für einen Mitarbeiter erhöhen.

Wie der Lohn oder das Gehalt eines Mitarbeiters konkret berechnet werden, ergibt sich aus dem Entgeltmodell. Dieses wird in individualvertraglichen Verhandlungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten festgehalten. In der Folge wird es in einem Arbeitsvertrag rechtlich bindend festgeschrieben. Jedes Unternehmen nutzt spezifische Entgeltmodelle, die der Branche und den Rahmenbedingungen im Betrieb angepasst sind.

Tabelle Entgeltmodelle und ihre Relevanz in der Praxis

Entgeltmodell	Ausprägung und Branche
Pauschalentlohnung	Ein Angestellter erhält einen pauschalierten Lohn. Dieser wird unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden im Monat bezahlt. Die eigentliche Leistung ist nicht relevant.
Provisionsentlohnung	Angestellten erhalten ein Grundgehalt und zusätzlich eine Provision auf ihre Verkäufe. Die Provisionsstaffeln sind im Arbeitsvertrag festgeschrieben. Bei selbstständigen Handelsvertretern ist ebenfalls eine ausschließliche Entlohnung aufgrund von Provisionen möglich. Von der Provisionsentlohnung bestreitet der Handelsvertreter seine Lebensführung.
Unternehmens-abhängiges Gehalt	Unübliches Modell, bei dem sich der Lohn der Arbeitnehmer auf Basis der Erlöse des Unternehmens berechnet.
Zeitlohn	Der Lohn des Mitarbeiters errechnet sich anhand der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Akkordlohn	Der Lohn eines Angestellten wird auf Basis von Werkstücken berechnet, die der Mitarbeiter hergestellt hat. Akkordlohn ist vor allem bei Tätigkeiten am Fließband relevant.
Prämienlohn	Lohnzahlung zusätzlich zum Grundgehalt bei Erreichen eines vereinbarten Zieles.
Stundenlohn	Der Arbeiter im Betrieb erhält einen Lohn für jede Arbeitsstunde. Die Summe der geleisteten Arbeitsstunden ergibt den Monatslohn.
Monatsgehalt	Übliches Entgeltmodell. Der Angestellte erhält in jedem Monat ein kongruentes Gehalt, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden.
Verstetigtes Monatsgehalt	Abweichend zum fixen Monatsgehalt, werden Differenzen beim verstetigten Monatsgehalt im Folgemonat verrechnet.
Jahresgehalt	Wird jährlich festgelegt. Monatszahlungen können variieren.

In Deutschland herrscht auf Grundlage von Artikel 2 des Grundgesetzes Vertragsfreiheit. Das Grundgesetz präzisiert:

Jeder hat das Recht auf die freie Entfaltung seiner Persönlichkeit, soweit er nicht die Rechte anderer verletzt und nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung oder das Sittengesetz verstößt.

§2 des Grundgesetzes

Diese gesetzliche Vorgabe impliziert in der Praxis, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf ein vorhandenes Entgeltmodell einigen oder individuelle, einzelvertragliche Bestimmungen aufnehmen können. Ein geschlossener Arbeitsvertrag darf nicht gegen Gesetze oder Rechtsvorschriften verstoßen.

Beispielsweise muss er die im § 1 des Entgelttransparenzgesetzes (EntTranspG) enthaltene Vorgabe einhalten und 

gleiche Entgelte für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit sicherstellen.

§ 1 des Entgelttransparenzgesetzes (EntTranspG)

Darüber hinaus muss das Mindestlohngesetz beachtet werden. Der Mindestlohn garantiert jedem Beschäftigen in Deutschland eine Lohnuntergrenze, die nicht verletzt werden darf. Der Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2020 9,35 Euro brutto je Zeitstunde.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt darüber hinaus im § 614 vor,

dass die Vergütung nach der Leistung der Dienste fällig wird. Ist die Entlohnung nach Zeitabschnitten bemessen, ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten.

§ 614 BGB

Eine Lohn- oder Gehaltszahlung wird in aller Regel monatlich vorgenommen.

Bestandteilen von Lohn- und Gehaltszahlungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohn- und Gehaltszahlungen ihrer Mitarbeiter auf Basis gesetzlicher Bestimmungen aufzuschlüsseln. Die Lohn- und Gehaltszahlungen bestehen aus unterschiedlichen Bausteinen, die als eindeutig erkennbare Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung differenziert werden. Die Lohnarten werden in:

1. Bruttolohnarten (zum Beispiel Stundenlohn oder Feiertagszuschlag) und
2. Nettolohnarten (Lohnarten, die nicht sozialversichungs- und steuerpflichtig sind, beispielsweise Abfindungen)

unterteilt. Aus Sicht des Unternehmens ist die Differenzierung der Lohnarten bei der Erstellung der Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung wichtig. Durch die Klassifizierung und die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltungssoftware kann ohne Mühe geclustert werden, welche Aufwendungen steuerrelevant sind. Es kann dargestellt werden, wie hoch einzelne Ausgaben im Jahresvergleich sind. Alle abzugsfähigen Betriebsausgaben, die mit Lohn- und Gehaltszahlungen zusammenhängen, können auf diese Weise verglichen und überprüft werden.

Tabelle relevante Lohnarten für alle Betriebe

Lohnart	Ausprägung
Gehalt	Regelmäßiges, monatliches Entgelt auf Grundlage eines wirksam geschlossenen Arbeitsvertrages.
Lohn	Nach Stundenlohn berechnete Bezahlung geleisteter Arbeit.
Provision	Lohnart, die als Erfolgshonorar prozentual ausgekehrt wird.
Bonus / Prämie	Erfolgsabhängige Vergütung.
Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder 13. Monatsgehalt	Zusätzliche finanzielle Leistung des Arbeitgebers. Diese kann im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verankert sein. Ebenso kann sie auf einem Tarifvertrag begründet sein.
Zulage	Zulage für erschwerte Arbeitsbedingungen.
Zuschlag	Gesetzlicher Zuschlag zur Lohn- oder Gehaltszahlung – zum Beispiel Wochenendzuschlag
Urlaubsabgeltung	Auszahlen von Tagen des Erholungsurlaubes bei einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsvertrages.
Abfindung	Einmalige finanzielle Leistung bei der einvernehmlichen Auflösung eines Arbeitsvertrages durch einen Aufhebungsvertrag.
Geldwerter Vorteil	Zahlung des Arbeitgebers für einen Firmen-PKW auf Grundlage der 1 %-Regelung. Der Arbeitnehmer muss die Kosten des Firmen-PKW über seine Gehaltsabrechnung versteuern.
Zuschuss zur Kinderbetreuung	Steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschüsse zur Kinderbetreuung der Arbeitnehmer, beispielsweise Übernahme der Kita-Kosten.
Pauschalversteuerte Zuwendungen oder  Sachbezüge nach § 37b EStG	Weihnachtsgeschenke oder Sachzuwendungen können über diese Lohnart pauschaliert versteuert werden. Der Pauschalsteuersatz beträgt 30 Prozent.
Beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung	Lohnart, bei der zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses eine finanzielle Beteiligung an den Mehraufwendungen des Arbeitnehmers erfolgt (zum Beispiel für Heimfahrten am Wochenende).

Welche Steuern und Sozialabgaben im Betrieb bei Lohn- und Gehaltszahlungen auflaufen

Lohnarten und Betriebsausgaben hängen untrennbar miteinander zusammen. Gleiches gilt für die Steuern und Abgaben, die mit jeder Lohn- oder Gehaltszahlung fällig werden. Auf Grundlage des Vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) unterliegen Arbeitgeber:

1. Einer Meldepflicht gegenüber der Einzugsstelle der Sozialversicherung für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung Versicherten (§ 28 a SGB IV).
2. Einer Zahlungspflicht, bei der der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag monatlich weiterleiten muss (§ 28 e SGB IV).
3. Einer Aufzeichnungspflicht, bei der Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, archiviert werden müssen (§ 28 f SGB IV).

In gleicher Weise müssen die Steuern zu festgesetzten Zeitpunkten an das zuständige Betriebsstätten-Finanzamt weitergeleitet werden. Die folgenden Steuern und Sozialabgaben werden zusätzlich zum Bruttogehalt eines Mitarbeiters mit jeder Gehaltsabrechnung fällig:

Steuern oder Sozialabgaben	Erklärung
Krankenversicherung (14,6 %)	Der Grundbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung beträgt 14,6 %. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils einen paritätischen Beitrag.
Krankenversicherung Zusatzbeitrag(Zum Beispiel 0,9 %)	Der Zusatzbeitrag zur gesetzlichen Krankenkasse wird von jeder Krankenkasse eigenständig festgelegt. Der Zusatzbeitrag wird seit 01.01.2020 ebenfalls zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
Arbeitslosenversicherung (2,4 %)	Der monatliche Beitragssatz zur gesetzlichen Arbeitslosenversicherung wird hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bezahlt.
Rentenversicherung (18,6 %)	In die gesetzliche Rentenversicherung muss jeder Arbeitnehmer in abhängiger Beschäftigung einzahlen. Der Monatsbeitrag wird ebenfalls zwischen beiden Vertragsparteien geteilt.
Pflegeversicherung (3,05 %)Kinderlosenzuschlag (0,25 %)	Die gesetzliche Pflegeversicherung schlägt mit 3,05 % als Lohnnebenkosten zu Buche. Die Monatskosten werden paritätisch bezahlt. Kinderlose Beitragszahlen müssen den Kinderlosenzuschlag allein entrichten.
Solidaritätszuschlag	Der Solidaritätszuschlag ist eine Zuschlagsteuer zur Einkommensteuer. Er beträgt 5,5 % der Einkommensteuer und muss oberhalb der Jahresfreigrenzen (Alleinstehend: 972 Euro Steuern / Zusammenveranlagt: 1.944 Euro Steuern) entrichtet werden. Arbeitgeber führen den Soli mit der Lohnsteuer monatlich an das Finanzamt ab.
Lohnsteuer	Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach dem Einkommen. Sie wird direkt vom Arbeitgeber im Rahmen der Gehaltsabrechnung kalkuliert und abgeführt.
Kirchensteuer	Die Kirchensteuer bezeichnet eine Steuer, die zur Finanzierung von Kirchen und kirchlichen Organisationen verwandt wird. Ausschließlich Mitglieder der betreffenden Glaubensgemeinschaften müssen den monatlichen Beitrag zahlen. Dieser beträgt zwischen 8 % bis 9 % der Lohnsteuer. Es gibt Freigrenzen für Familien mit Kindern, bei denen keine Kirchensteuer fällig wird.

Für Angestellte gelten für die unterschiedlichen Zweige der Sozialversicherung folgende Beitragsbemessungsgrenzen:

Sozialversicherung	Beitrags-satz	Beitragsbemessungsgrenze West	Beitragsbemessungsgrenze Ost
Kranken- und Pflegeversicherung	14,6 % + Zusatzb.	4.687,50 Euro monatlich 56.250 Euro jährlich	4.687,50 Euro monatlich 56.250 Euro jährlich
Arbeitslosenversicherung	2,4 %	6.900 Euro monatlich 82.800 Euro jährlich	6.450 Euro monatlich 77.400 Euro jährlich
Rentenversicherung	18,6 %	6.900 Euro monatlich 82.800 Euro jährlich	6.450 Euro monatlich 77.400 Euro jährlich

Arbeitnehmer können sich ab einem monatlichen Gehalt von 5.212,50 Euro für einen Wechsel in eine private Kranken- und Pflegeversicherung entscheiden. Alle genannten Sozialversicherungsbeiträge und alle Steuern, wie beispielsweise die Lohnsteuer und Direktversicherungen gehören zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben: Beispielberechnung eines Mitarbeitergehaltes

Arbeitnehmer: Wohnhaft in Niedersachsen

Familienstand: verheiratet, 3 Kinder.

Konfession:       Römisch-katholisch.

Steuerklasse:    III, inklusive 3 Kinderfreibeträgen.

Gehalt:              4.500 Euro brutto.

	Arbeitnehmer	Arbeitgeber
Krankenversicherung (14,6 %)	418,50 €	418,50 €
Krankenversicherung Eigenanteil (0,9 %)	20,25 €	20,25 €
Arbeitslosenversicherung (2,4 %)	54,00 €	54,00 €
Rentenversicherung (18,6 %)	323,64 €	323,64 €
Pflegeversicherung (3,05 %)	68,63 €	68,63 €
Solidaritätszuschlag(keine Kosten aufgrund Kinderfreibetrag)	0,00 €	0,00 €
Lohnsteuer	482,33 €	482,33 €
Kirchensteuer	2,05 €	2,05 €
Lohnnebenkosten Arbeitnehmer	1.369,40 €
Betriebsausgaben Gehalt Arbeitgeber gesamt		5.869,40 €

Ab 01.01.2020 tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei allen Steuern und Abgaben die äquivalenten Beiträge. Zusätzlich zu den regulären Lohnkosten und Lohnnebenkosten erhöhen sich die abzugsfähigen Betriebsausgaben des Arbeitgebers durch folgende Umlagen:

• Umlage U1 (Pflichtbeitrag Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für Arbeitgeber mit weniger als 30 Mitarbeitern).
• Umlage U2 (Pflichtbeitrag Mutterschutz).
• Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage).
• Spezifischer Beitrag zur Berufsgenossenschaft.

Zusammengefasst sind alle Aufwendungen, die mit den Löhnen und Gehältern der Angestellten in Verbindung stehen, als Betriebsausgaben in voller Höhe abzugsfähig. Sie schmälern den Unternehmensgewinn und wirken sich direkt auf die Steuerlast des Betriebs aus. An der Beispiel-Berechnung eines Mitarbeitergehaltes ist ablesbar, dass die Lohnnebenkosten und Steuern, die zusätzlich zum Brutto-Gehalt anfallen, für Betriebe ins Gewicht fallen. Aus diesem Grund ist es für Firmen entscheidend, vor der Einstellung von Mitarbeitern die Kosten im Detail zu berechnen.

Wie wird die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall berechnet und wann gilt sie nicht als Betriebsausgabe?

Arbeitgeber benötigen die fortlaufende und engagierte Arbeitsleistung ihrer Beschäftigten im Betrieb. Für ihre Tätigkeit im Betrieb, zahlen sie den Betriebsangehörigen einen monatlichen Ausgleich in Form einer Lohn- oder Gehaltszahlung. Das Geld dient den Beschäftigten zur Lebensführung. Es gehört zum betrieblichen Alltag, dass Mitarbeiter erkranken und ihre Tätigkeit im Betrieb unterbrechen müssen. In den Wintermonaten sind Erkältungskrankheiten weitverbreitet. Sie sind einer der Hauptgründe für die Indisposition von Beschäftigten. Darüber hinaus können Erkrankungen des Bewegungsapparates oder psychische Krankheitsbilder wie Depressionen oder Burnout bei betroffenen Angestellten zu Langzeiterkrankungen führen.

Bedenkt man, dass die Mitarbeiterkosten in manchen Betrieben mehr als 50 Prozent der Betriebsausgaben betragen, ist nachvollziehbar, dass Krankheitstage eine immense Belastung für jeden Betrieb sind. Um vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nicht zu überfordern, wurde das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) vom Gesetzgeber implementiert. Arbeitgeber zahlen im Rahmen einer solidarischen Finanzierung mit der Umlage 1 einen finanziellen Pflichtbeitrag für jeden Beschäftigten. Erkrankt ein Mitarbeiter, erhalten Betriebe zwischen 40 % bis 80 % der Aufwendungen für die Weiterzahlung des Gehalts. Die Kosten werden direkt von den gesetzlichen Krankenkassen erstattet.

Der Gesetzgeber hat Zeiträume für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall festgelegt. In diesem erhalten erkrankte Mitarbeiter weiterhin ihre vollen Lohnzahlungen. Im § 3 EntgFG wird spezifiziert:

Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erhält der erkrankte Arbeitnehmer Krankengeld. Dieses wird direkt von seiner zuständigen Krankenkasse bezahlt.

§ 3 EntgFG

Kosten für die Entgeltfortzahlung gelten generell als Betriebsausgabe, da sie als regulärer Lohn saldiert werden. Lohnkosten, die dem Arbeitgeber im Rahmen der Umlage U1 erstattet werden, müssen von den Aufwendungen oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Der Erstattungsantrag U1 muss maschinell an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt werden. Diese übernimmt in der Folge einen Teil der Lohnkosten.

Wann Dienstreisen steuerrechtlich als Betriebsausgaben gelten

Dienstreisen gelten aus steuerrechtlicher Sicht ebenfalls als abzugsfähige Betriebsausgaben, wenn die Dienstreise einen beruflichen Anlass hat. Typisch für Dienstreisen sind Kundenbesuche vor Ort oder Reisen zu externen Meetings oder dienstlich veranlassten Kongressen. Im § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) werden Dienstreisen und alle weiteren Werbungskosten aufgelistet, die als Betriebsausgaben gelten.

Eine Dienstreise zählt ausschließlich als Betriebsausgabe, wenn sie außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. In-House-Schulungen oder Veranstaltungen können nicht gesondert berechnet werden. Als erste Tätigkeitsstätte bezeichnet man steuerrechtlich den Arbeitsort, an dem ein Angestellter den Hauptteil seiner Arbeitszeit verbringt. In vielen Fällen ist der Firmenstandort der erste Tätigkeitsort.

Welche Aufwendungen bei Dienstreisen als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten

Dienstreisen verursachen für Firmen hohe Kosten. Viele dieser Aufwendungen können vollumfänglich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Für andere hat der Gesetzgeber Pauschalen festgesetzt, die bei einer Dienstreise ihre Anwendung finden. Man unterscheidet zwischen den folgenden vier Ausgabearten:

1. Fahrtkosten im Rahmen von Dienstreisen.
2. Verpflegungskosten.
3. Übernachtungskosten.
4. Reisenebenkosten.

Beispiel zur fachgerechten Berechnung einer Dienstreise als Betriebsausgabe

Herr Müller arbeitet als Vertriebsleiter in einem global agierenden Konzern. Seine erste Tätigkeitsstätte befindet sich in München. Aus dienstlichen Gründen muss er einen dreitägigen Kongress in Hamburg besuchen. Er benutzt für die An- und Abreise den Intercity Express der Deutschen Bahn. Während der gesamten Dienstreise erhält der leitende Angestellte keine vom Unternehmen bezahlte Verpflegung. Er rechnet die Dienstreise wie folgt mit seinem Arbeitgeber ab:

Fahrtkosten
ICE-Fahrtkarte München-Hamburg(Hin- und Rückfahrt)	249,00 Euro	In voller Höhe als Betriebsausgabe absetzbar.
Verpflegungskosten
Tag 1: Arbeitszeit von 10 – 24 Uhr(Verpflegungspauschale 14 Euro)	14,00 Euro	Verpflegungskostenpauschalen sind aus Sicht des Betriebes als Aufwendungen in voller Höhe absetzbar.
Tag 2: Arbeitszeit 00 – 24 Uhr	28,00 Euro
Tag 3: Arbeitszeit 00 – 18.30 Uhr	14,00 Euro
Übernachtungskosten
2 Übernachtungen zu jeweils 129 Euro	258,00 Euro	Übernachtungskosten sind als Betriebsausgabe in voller Höhe absetzbar.
Reisenebenkosten
Taxifahrten Bahnhof – Hotel	63,00 Euro	Die Reisenebenkosten gelten ebenfalls als im Gesamten absetzbare Betriebsausgaben.
Parkgebühren am Bahnhof München	36,00 Euro

Verpflegungspauschalen 2020:

Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bei Auswärtstätigkeit	14,00 Euro pro Tag
Abwesenheit von 24 Stunden bei Auswärtstätigkeit	28,00 Euro pro Tag
Abzug für ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück	20 %
Abzug für ein vom Arbeitgeber bezahltes Mittagessen	40 %
Abzug für ein vom Arbeitgeber bezahltes Abendessen	40 %

Welche Besonderheiten bei Betriebsausgaben und Dienstreisen gelten

Die meisten Aufwendungen bei dienstlich veranlassten Reisen gehören zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Arbeitgeber erstatten in der Regel die tatsächlich angefallenen Reisekosten einer Dienstreise und setzen diese als Betriebsausgaben ab. Bei höheren Summen ist es üblich, dass Mitarbeiter einen Spesenvorschuss für Dienstreisen erhalten. Praktikabel ist ebenfalls die Buchung der Verkehrsmittel und Hotels über ein Firmenreisebüro.

Ein Sonderfall entsteht, wenn ein Mitarbeiter eine Dienstreise mit seinem privaten Fahrzeug antritt. In diesem Fall steht dem Angestellten eine Pauschale von 0,30 Cent pro gefahrenem Kilometer zu. Die tatsächliche Wegstrecke wird über die monatliche Spesenabrechnung kommuniziert. Kann der Mitarbeiter durch Belege höhere Kosten nachweisen, die die Erstattung der Pauschale übersteigen, müssen diese ebenfalls vom Betrieb beglichen werden.

Damit Reisenebenkosten als Betriebsausgaben absetzbar sind, werden generell Belege benötigt. Wird in Einzelfällen für Trinkgelder oder die Gepäckaufbewahrung im Schließfach keine Quittung ausgestellt, darf der Mitarbeiter einen Eigenbeleg einreichen. Dieser kann als Nachweis dienen, wenn er sachlich richtig konzipiert wird und eindeutig mit der Dienstreise im Zusammenhang steht.

Aus Unternehmenssicht ist die Archivierung aller Nachweise und Belege entscheidend. Sie werden als Betriebsausgaben beim Finanzamt eingereicht. Bei Steuerprüfungen, die in der Regel für mehrere Kalenderjahre vorgenommen werden, muss nachweisbar sein, wie die eingereichten Quittungen mit dem Anlass der Dienstreise in Verbindung stehen. Transparenz und eine sach- und fachgerechte Dokumentation von Betriebsausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen garantiert, dass bei Steuerprüfungen keine Ungereimtheiten auftreten.

Welche Arbeitgeberleistungen als Aufwendungen im Betrieb gelten

Arbeitgeber haben unterschiedlichste Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter zu motivieren. Die Zahlung eines üblichen oder überdurchschnittlichen Gehaltes gehört zu den wichtigsten Arbeitgeberleistungen. Sie gilt im Vertragsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber als geschuldet, da der Angestellte seine Arbeitskraft in den Betrieb einbringt. Abseits von Gehaltserhöhungen, bei denen zusätzliche Lohnnebenkosten fällig werden, gibt es weitere sinnvolle Arbeitgeberleistungen. Werden sie steuerbegünstigt, ergibt sich für Mitarbeiter und Arbeitgeber eine Win-Win-Situation.

Die beliebtesten Arbeitgeberleistungen und ihr Mehrwert

Die folgenden Arbeitgeberleistungen können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Viele Arbeitgeberleistungen sind darüber hinaus im Ganzen oder teilweise für Mitarbeiter oder das Unternehmen steuerlich begünstigt:

Arbeitgeberleistung	Mehrwert	Steuerbegünstigt
Übernahme von Fahrtkosten / Jobtickets	Eindeutiger Benefit für Mitarbeiter, da Jobtickets ebenfalls privat nutzbar sind.	Teilweise
Dienstwagen / Dienstroller / Elektrofahrrad	Wertschätzung für Mitarbeiter. Kann mit geldwertem Vorteil ebenso privat genutzt werden. Statussymbol, das den Stellenwert und eine gehobene Position im Unternehmen anzeigt.	Teilweise
Restaurant-Voucher, Frühstück im Büro oder vergünstigtes Kantinenessen	Direkter, nachvollziehbarer Nutzen für den Betriebsangehörigen.	Kann steuerfrei oder mit einer Pauschalsteuer besteuert werden.
Fitnessstudio	Privater Mehrwert für den Angestellten.	Bis 44 Euro pro Monat steuerfrei.
Technische Geräte wie Laptop und Handy	Die gestattete Privatnutzung von Laptop, Handy & Co., die hauptsächlich geschäftlich genutzt werden, ist ein klarer Benefit für Angestellte.	Steuerfrei
Betriebliche Gesundheitsförderung	Präventionskurse, die die Kriterien der gesetzlichen Krankenkassen erfüllen, werden gefördert.	Steuerbegünstigt bis 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.
Kindergarten- oder Kita-Zuschuss	Lässt Arbeitgeber attraktiver erscheinen und löst ein Problem von berufstätigen Familien.	Als Zusatz zum Gehalt unbeschränkt steuerfrei.
Personalrabatte	Kostengünstige Möglichkeit zum Personalkauf. Kann die Wertschätzung für die Produkte des Unternehmens steigern.	Steuerfrei bis maximal 1.080 Euro pro Jahr pro Mitarbeiter.
Betriebsfeiern oder Betriebsferien	Können das Zusammengehörigkeitsgefühl fördern.	Bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter. 2-mal pro Jahr steuerfrei.

Viele Arbeitgeberleistungen, wie der Mitgliedsbeitrag zum Fitnessstudio oder Gutscheine und Eintrittskarten können pro Monat mit bis zu 44 Euro steuerfrei bezuschusst werden. Die sogenannte Sachbezugsgrenze wird im § 8 EStG eindeutig beschrieben:

Sachbezüge, bleiben außer Ansatz:

• Wenn die sich ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
• Gutscheine und Geldkarten bleiben ausschließlich dann außer Ansatz, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Betriebsausgaben als Arbeitgeberleistung: Beispiel Jobtickets

Zu den wichtigsten und sinnvollsten Arbeitgeberleistungen gehören Jobtickets. Schätzungsweise mehr als 17 Millionen Arbeitnehmer in Deutschland pendeln täglich zu ihrer Arbeit. Knapp 3 Millionen Beschäftigte nutzen hierfür die öffentlichen Verkehrsmittel, zum Beispiel regionale Busse oder die Deutsche Bahn. Viele Betriebe bieten ihren Angestellten für den täglichen Arbeitsweg vergünstigte Jobtickets an. Diese Monats- oder Jahresfahrkarten können ausschließlich über den Arbeitgeber bezogen werden. Sie vereinen viele Vorteile:

• Deutliche Vergünstigungen zum Einzelfahrpreis.
• Möglichkeit, Jobtickets ebenfalls privat zu benutzen.
• Stressfreie und verlässliche Anreise zum Arbeitsplatz.
• Unternehmen sparen gleichzeitig Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge.

Für Firmen, die ihre Betriebsausgaben im Blick behalten müssen, zählen Jobtickets zu den interessantesten und wirksamsten Arbeitgeberleistungen. Dies liegt vor allem daran, dass das Einkommensteuergesetz zum 01.01.2019 novelliert wurde. Die Gesetzesänderung erlaubt aktuell unbeschränkte Zuschüsse zum Jobticket. Bis Ende 2018 waren diese ausschließlich bis zur Sachbezugsgrenze von 44 Euro möglich. Im § 3 Unterpunkt 15 des EStG sind die Vorteile wie folgt aufgeschlüsselt:

• Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr gezahlt werden.

Durch die Möglichkeit, Jobtickets und Fahrausweise für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ohne Limit steuerfrei zu fördern, ergeben sich neue Möglichkeiten. Arbeitgeber können neben dem Jobticket zusätzlich pro Monat bis zu 44 Euro als weitere steuerfreie Arbeitgeberleistung bis zur Sachbezugsgrenze aufwenden. Dies eröffnet Unternehmen zusätzliche Möglichkeiten und Spielräume zur Mitarbeitermotivation. Jobtickets und Zuschüsse zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gelten vollumfänglich als Betriebsausgabe und mindern den Gewinn.

Wie sich die Nutzung von Dienstwagen im Betrieb auf die Betriebsausgaben auswirkt

Mobilität kostet Geld. Unternehmen verzeichnen jedes Jahr hohe Ausgaben für notwendige Dienstreisen und ihren Fuhrpark. Jede Anlieferung mit Speditionen stellt eine betriebliche Aufwendung dar, die bezahlt werden muss. Gleiches gilt für Dienstwagen, die im Betrieb benutzt werden. Arbeitnehmer schätzen die Möglichkeit, einen Dienstwagen zu nutzen. Vor allem, wenn die Privatnutzung freigegeben ist, stellt ein Dienstwagen einen eindeutigen Mehrwert für den Mitarbeiter dar. Statt hoher privater Leasingraten oder immenser Kosten beim Kauf eines Neufahrzeuges, muss der PKW als Dienstwagen ausschließlich für Privatfahrten versteuert werden.

Aus Unternehmenssicht sind alle Aufwendungen für einen Dienstwagen, der vornehmlich dienstlich genutzt werden muss, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Zu den wesentlichen Ausgaben bei Dienstwagen gehören:

• die monatlichen Leasingraten,
• Kosten für Kraftstoffe und Reparaturen sowie
• Steuern und Versicherungen.

Aus Gründen des Umweltschutzes wird aktuell die Anschaffung von E-Automobilen vom Staat in besonderer Weise gefördert. Bei Anwendung der 1 % – Regelung ist beispielsweise ausschließlich der halbe Listenpreis bis Ende 2021 zur Versteuerung anzusetzen. Ähnliche Regelungen gibt es für Elektro-Dienstfahrräder, die eine sinnvolle und preisgünstige Alternative zum Dienstwagen sein können.

Wie ein Dienstwagen versteuert wird

Ein Dienstwagen wird einem Mitarbeiter in den meisten Fällen zur geschäftlichen und privaten Nutzung übertragen. Während der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten als Betriebsausgaben wertet, muss der Beschäftigte ausschließlich private Fahrten versteuern. Dies geschieht bequem über die monatliche Gehaltsabrechnung. Das EStG beschreibt im § 6 unmissverständlich, wie die private Nutzung kompensiert werden muss:

• Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.

Für Elektrofahrzeuge gelten abweichende Regelungen und Möglichkeiten der Steuerersparnis. Ebenso hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, statt der sogenannten 1 % – Regelung eine Abrechnung über ein Fahrtenbuch zu wählen. Hierbei werden die tatsächlichen Privatkilometer und alle Fahrzeugkosten berechnet, statt die Nutzung zu pauschalieren.

Beispiel für die Versteuerung eines Dienstwagens

Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen neuen Dienstwagen. Die Anschaffungskosten des Neuwagens betragen 40.000 Euro. Da er beruflich im Jahr mehr als 50.000 Kilometer unterwegs ist, nutzt er den Dienstwagen mit 5.400 Kilometern wenig für private Zwecke. Der Wagen wird nachweislich zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt. Die Versteuerung kann wie folgt vorgenommen werden:

1 % – Methode	Fahrtenbuch
Monatlich werden 1 % des Anschaffungswertes = 400 Euro seinem Bruttogehalt buchhalterisch hinzugerechnet.	Der Mitarbeiter zahlt ausschließlich für die Privatfahrten. Im Jahr fährt er 5.400 Kilometer privat. Monatlich fallen 450 Privatkilometer an.
Die 400 Euro erhöhen das Einkommen des Mitarbeiters und werden in der Folge mit dem individuellen Steuersatz des Mitarbeiters versteuert.	Diese werden anhand der tatsächlich angefallenen Fahrzeugkosten berechnet.
Vor der Berechnung des Nettogehaltes werden die vorab aufgeschlagenen 400 Euro abgezogen. Das Nettogehalt wird durch die Anwendung der 1 % -Regelung geringer. Bei einem Steuersatz von 40 % kostet das Fahrzeug den Mitarbeiter rechnerisch 160 Euro pro Monat.
	Berechnung Fahrtenbuchmethode
	Gesamtkilometer berechnen: 50.000 Kilometer geschäftlich sowie 5.400 Kilometer privat = 54.400 Kilometer
	Gesamtkosten pro Jahr ohne Umsatzsteuer kalkulieren: 16.000 Euro
	Gesamtanteil der Privatfahrten errechnen: 9,92 % = 1.587,20 Euro
	Umsatzsteuer auf Privatfahrten (19 %) zurechnen: 301,57 Euro
	Als Betriebseinnahme zu versteuern: 1.888,77 Euro

Der Arbeitnehmer muss für seine Privatfahrten pro Jahr 1.888,77 Euro bezahlen. Dies sind rechnerisch 157,39 Euro. Mit der 1 % – Regelung sind die Kosten marginal höher. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Unternehmen und Mitarbeiter, da keine regelmäßigen Eintragungen in ein Fahrtenbuch übernommen werden müssen. Aus Unternehmenssicht müssen die Einkünfte aus Privatfahrten als Betriebseinnahmen versteuert werden.

Generell lohnt sich die Versteuerung der Privatfahrten mit einem Dienstwagen für Arbeitnehmer vor allem bei hohen privaten Fahrleistungen. Wer wenig fährt, profitiert von der Fahrtenbuchmethode. Unternehmen gewinnen durch die Fahrtenbuchmethode bei geringer Fahrleistung ebenfalls. Sie müssen weniger Privatkilometer als Betriebseinnahme versteuern als bei einer Pauschalversteuerung.

Zusammenfassend kann die Überlassung eines Dienstwagens für das Unternehmen und einen begünstigten Mitarbeiter eine Win-Win-Situation darstellen. Aus betrieblicher Sicht muss geprüft werden, wie hoch die tatsächlichen, abzugsfähigen Betriebsausgaben sind. Gleichzeitig sollte ermittelt werden, wie die Aufwendungen steuerlich optimiert werden können.

Wie Betriebsausgaben und Abschreibungen zusammengehören

Eine weitere Möglichkeit, durch Betriebsausgaben Steuern und die Abgabenlast zu senken, stellen Abschreibungen dar. Als Abschreibung bezeichnet man die Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Anlagevermögens auf die Nutzungsdauer. Der § 4 EStG gibt Unternehmern auf, im Rahmen einer Bilanz oder einer Gewinn- und Verlust-Rechnung, Abschreibungen am Ende des Kalenderjahres vorzunehmen.

Bei der Ermittlung des Gewinns sind die Vorschriften über die Betriebsausgaben, über die Bewertung und über die Absetzung für Abnutzung (AfA) oder Substanzverringerung zu befolgen.

§ 4 EStG

Der abgeschriebene Betrag eines Wirtschaftsgutes kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Abschreibungen können auf alle Wirtschaftsgüter bezogen werden, die einer Abnutzung unterliegen. Aus diesem Grund ist eine AfA auf Beteiligungen, Wertpapiere oder Grundbesitz nicht möglich.

In der Praxis werden vor allem kostenintensive Geräte und Maschinen durch Absetzung für Abnutzung abgeschrieben. Man unterscheidet zwischen einer degressiven oder linearen Abschreibung. Aus betrieblicher Sicht ist die korrekte Abschreibung von Wirtschaftsgütern relevant. Sie beinhaltet, dass Maschinen und Geräte nicht komplett im ersten Jahr als Betriebsausgaben absetzbar sind. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn im Jahr des Kaufes der volle Kaufpreis fällig war.

Werbungskosten und Absetzen von Wirtschaftsgütern für Selbstständige

Selbstständige und abhängig Beschäftigte profitieren als Steuerpflichtige ebenfalls von der Möglichkeit, Abschreibungen vorzunehmen oder Wirtschaftsgüter im Rahmen von Werbungskosten abzusetzen. Viele Unternehmen bieten ihren Angestellten beispielsweise an, einen Teil ihrer Tätigkeit aus dem Homeoffice zu verrichten. In diesem Fall kann das Arbeitszimmer im Privathaushalt über die Steuererklärung angesetzt werden. Bei Solo-Selbstständigen oder Freiberuflern ist es ebenfalls möglich, ein Arbeitszimmer für die Einkommensteuer abzusetzen und Wirtschaftsgüter abzuschreiben. Wichtig ist, dass ab dem 1.1.2018 die Grenze für eine Sofortabschreibung von sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern von 410 Euro auf 800 Euro erhöht wurde.

Zusammenfassung und Fazit

In Unternehmen aller Größenordnungen fallen fortlaufend Betriebsausgaben an. Der Gesetzgeber definiert Betriebsausgaben im Einkommensteuergesetz als

Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Alle Ausgaben müssen einem Betrieb zugeordnet sein. Sie entstehen im Zusammenhang mit den Einkünften aus dem Gewerbebetrieb, mit Einkommen aus selbstständiger Arbeit oder mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft an.

In personalintensiven Betrieben entfallen in vielen Fällen mehr als 50 % aller Betriebsausgaben auf die Lohn- und Gehaltszahlungen und die Lohnnebenkosten von Mitarbeitern. Weitere wesentliche Aufwendungen bestehen aus Steuern und Abgaben oder aus Kosten, die für Dienstwagen und Arbeitgeberleistungen auflaufen. Die Vorgaben des Entgeltfortzahlungsgesetzes können Arbeitgeber in Bezug auf Betriebsausgaben entlasten. Zahlen sie in die Umlage U1 ein, können sich die Aufwendungen für die Zahlung von Lohn- und Gehalt erkrankter Mitarbeiter um 40 % bis 80 % reduzieren.

Aus betrieblicher Sicht ist eine professionelle und vorausschauende Planung aller Betriebsausgaben wesentlich. Durch ein kompetentes Controlling wird sichergestellt, dass der Gewinn eines Betriebes zu keiner Zeit durch zu hohe Betriebsausgaben dezimiert wird. Dies sichert den Fortbestand und die Innovationsfähigkeit des Unternehmens.

Autor: Redaktion Personalwissen