Rechnen Sie die Reisekosten von Mitarbeitern ab, die im Ausland tätig waren, folgen Sie teilweise anderen Regelungen als bei Inlandsdienstreisen. Einige Kosten kann Ihr Unternehmen steuerfrei erstatten, und zwar nach Pauschalen, die zum 1.1.2025 teilweise geändert wurden. Achten Sie darauf, dass für jedes Land andere Pauschalen gelten. Die Werte sind in jedem Fall verbindlich, auch wenn sie im Einzelfall zu niedrig ausfallen. Mitarbeiter, die auf Dienstreise im Ausland unterwegs sind, haben folgende Möglichkeiten, ihre Reisekosten erstattet zu bekommen:
- Die Beschäftigten sammeln sämtliche Belege für Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und Nebenkosten und machen ihre tatsächlich belegten Aufwendungen geltend (als Werbungskosten).
- Die Beschäftigten lassen sich die tatsächlich aufgewendeten Übernachtungskosten, die sie belegen, und zusätzlich die pauschalen Verpflegungskosten von Ihrem Betrieb erstatten.
- Die Beschäftigten sammeln keine Belege und nehmen sowohl für die Übernachtung als auch für die Verpflegung die vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegten Pauschalen in Anspruch (als Werbungskosten oder im Wege der Erstattung durch Ihr Unternehmen). Die Pauschalen für die Übernachtungskosten sind allerdings nur im Fall der Arbeitgebererstattung anwendbar. Nimmt der Mitarbeiter den Werbungskostenabzug in Anspruch, setzt er die tatsächlichen Übernachtungskosten an.
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